صبح یک دفتر نمایندگی معمولاً با چند پنجرهٔ باز شروع میشود: پرتال نمایندگان بیمه برای صدور و استعلام، یک فایل اکسل برای اقساط، دفترچهٔ صندوق روی میز و گوشی‌ای که مدام زنگ می‌خورد. هر شرکت بیمه برای نمایندگانش سامانه‌ای رسمی دارد؛ یکی اسمش پورتال نمایندگان است، یکی اتوماسیون اداری و دیگری داشبورد نماینده. اما هیچ‌کدام از این سامانه‌ها قرار نیست کار داخلی دفتر شما را نگه دارند.
این راهنما سه پرسش را جواب میدهد: سامانهٔ نمایندگان هر شرکت به‌طور کلی چه نقشی دارد، کدام کارها در همان سامانه انجام میشود، و کدام کارها بیرون از آن می‌ماند و دفتر باید خودش ثبت کند. اگر با بیش از یک شرکت بیمه کار می‌کنید، بخش «پروندهٔ واحد برای هر بیمهگذار» برای شما نوشته شده است.
کار روزانهٔ دفتر را یکجا ثبت کنید: شروع ۳۰ روز رایگان
سامانهٔ نمایندگان شرکت بیمه چیست و چرا هر شرکت یکی دارد؟
سامانهٔ نمایندگان، که در جست‌وجوها با نام‌هایی مثل پرتال نمایندگان بیمه، پورتال نمایندگان یا اتوماسیون نمایندگان دیده میشود، درگاه رسمی شرکت بیمه برای شبکهٔ فروش خودش است. نماینده با کد و حسابی که شرکت به او داده وارد میشود و کارهایی را انجام میدهد که شرکت برایش تعریف کرده است.
دلیل اینکه هر شرکت سامانهٔ جدا دارد ساده است: صدور بیمه‌نامه، نرخ، شرایط و سقف اختیارات نماینده را شرکت تعیین می‌کند و باید روی سیستم خودش کنترل کند. پس نام، ظاهر، آدرس ورود و امکانات هر سامانه با شرکت دیگر فرق دارد و ممکن است در طول زمان هم عوض شود.
یک نکتهٔ عملی: نشانی ورود به سامانهٔ هر شرکت را فقط از سایت رسمی همان شرکت یا ابلاغیه‌ای که برای شما فرستاده بردارید. صفحه‌هایی که در نتایج جست‌وجو «ورود به پرتال» را وعده می‌دهند، همیشه صفحهٔ رسمی شرکت نیستند. به همین دلیل در این مقاله هیچ نشانی ورودی نیاورده‌ایم.
جدول پرتال نمایندگان بیمه و سامانهٔ هر شرکت
جدول زیر نام‌هایی را که نماینده‌ها بیشتر جست‌وجو می‌کنند کنار هم گذاشته است. ستون «کاربرد برای نماینده» توصیف کلی است؛ جزئیات امکانات و دسترسی‌ها را همان شرکت تعیین می‌کند. ستون آخر به صفحهٔ همان شرکت در سایت چتر بیمه می‌رود که توضیح میدهد نرمافزار دفتر برای نمایندگان آن شرکت چه می‌کند. آن صفحه‌ها پرتال رسمی شرکت نیستند.
| شرکت بیمه | نامی که نماینده‌ها جست‌وجو می‌کنند | کاربرد برای نماینده | صفحهٔ شرکت در چتر بیمه |
|---|---|---|---|
| بیمه ملت | پورتال نمایندگان بیمه ملت | درگاه رسمی شرکت برای کارهای تعریف‌شدهٔ نمایندگان ملت | نرمافزار دفتر نمایندگان بیمه ملت |
| بیمه پاسارگاد | ترنج بیمه پاسارگاد، داشبورد نماینده بیمه پاسارگاد | سامانهٔ یکپارچهٔ شرکت و داشبوردی که پاسارگاد برای نمایندگانش در نظر گرفته است | نرمافزار دفتر نمایندگان بیمه پاسارگاد |
| بیمه خاورمیانه | پرتال نمایندگان بیمه خاورمیانه | درگاه رسمی شرکت برای نمایندگان خاورمیانه | نرمافزار دفتر نمایندگان بیمه خاورمیانه |
| بیمه ما | اتوماسیون بیمه ما، اتوماسیون اداری بیمه ما | سامانهٔ اداری و عملیاتی شرکت برای نمایندگان | نرمافزار دفتر نمایندگان بیمه ما |
| بیمه نوین | اتوماسیون بیمه نوین، اتوماسیون اداری بیمه نوین | سامانهٔ اداری و عملیاتی شرکت برای نمایندگان | نرمافزار دفتر نمایندگان بیمه نوین |
| بیمه دی | سامانه و اتوماسیون نمایندگان بیمه دی | درگاه رسمی شرکت برای نمایندگان دی | نرمافزار دفتر نمایندگان بیمه دی |
| بیمه تعاون | سامانهٔ نمایندگان بیمه تعاون | درگاه رسمی شرکت برای نمایندگان تعاون | نرمافزار دفتر نمایندگان بیمه تعاون |
اگر شرکت شما در این جدول نیست، فهرست کامل را در صفحهٔ شرکتهای بیمه ببینید. منطق همه یکی است: سامانهٔ شرکت برای کار شرکت، نرمافزار دفتر برای کار دفتر.
کارهایی که در سامانهٔ شرکت بیمه انجام میشود
هرچند امکانات هر سامانه فرق دارد، سه دسته کار تقریباً همیشه در سامانهٔ رسمی شرکت انجام میشود:
- صدور و تمدید بیمه‌نامه: بیمه‌نامه با شماره و شرایط رسمی شرکت فقط در سیستم خود شرکت صادر میشود. هیچ نرمافزار بیرونی جای این مرحله را نمی‌گیرد.
- استعلام‌ها و کنترل‌های شرکت: هر استعلامی که شرکت برای صدور لازم می‌داند، در مسیر خود شرکت انجام میشود.
- گزارش‌های شرکت از کار نماینده: فهرست صدور، وضعیت حساب نماینده با شرکت و گزارش‌هایی که شرکت در اختیار نماینده می‌گذارد، از همین سامانه می‌آید. بسیاری از شرکتها امکان گرفتن خروجی اکسل از این گزارش‌ها را هم دارند.
همین خروجی اکسل، پلی است که بعداً به نرمافزار دفتر می‌رسد. اما خود سامانهٔ شرکت به شما نمی‌گوید امروز کدام بیمهگذار قسطش عقب افتاده، چک کدام مشتری در کشوی دفتر است یا صندوق امروز چقدر باید باشد.
کارهایی که در سامانهٔ شرکت نمی‌ماند و دفتر خودش باید ثبت کند
رابطهٔ شرکت بیمه با بیمهگذار با صدور شکل می‌گیرد، اما رابطهٔ روزمرهٔ دفتر با همان بیمهگذار تازه بعد از صدور شروع میشود. چهار کار زیر در عمل همیشه روی دوش خود دفتر است.
صف اقساط معوق و پیگیری تلفنی
وقتی بیمه‌نامه‌ای قسطی فروخته میشود، دفتر باید بداند هر قسط کی سررسید میشود، چه کسی پیگیرش است و آخرین تماس چه نتیجه‌ای داشته. در چتر بیمه این کار در صف اقساط معوق انجام میشود: قسط‌های سررسیدشده و یادآوری‌های رسیده جدا دیده میشوند، کارشناس نتیجهٔ هر تماس را ثبت می‌کند و تاریخچهٔ پیام‌های همان قسط و همان بیمهگذار جلوی چشمش است. از همان صف میشود پیامک شماره کارت یا لینک پرداخت امن فرستاد. شرح کامل این روال در صفحهٔ مدیریت هوشمند اقساط بیمه آمده است.
صندوق روز و دریافت نقد و کارت
پولی که پشت پیشخوان دفتر گرفته میشود، چه نقد باشد، چه کارتخوان و چه کارت‌به‌کارت، به سامانهٔ شرکت ربطی ندارد. دفتر باید بداند هر کارشناس امروز چقدر گرفته، چه مقدار به کارت یا صندوق منتقل شده و جمع روز چقدر است. در چتر بیمه دریافت از بیمهگذار با انتخاب قسط‌ها ثبت میشود، مبلغ اول بدهی و جریمهٔ همان قسط‌ها را می‌پوشاند و کارتابل روزانه نشان میدهد هر دریافت را چه کسی و با چه روشی ثبت کرده است.
چک و مدرک ضمانتی بین دفتر و شرکت
چکی که بیمهگذار بابت قسط میدهد یا مدرکی که برای ضمانت می‌گذارد، مسیر فیزیکی دارد: از دست مشتری به دفتر، از دفتر به شرکت یا بانک، و گاهی برگشت. چتر بیمه چک‌های در وجه نمایندگی، چک‌های در وجه شرکت و چک‌های تحویلی به شعبه را جدا نگه می‌دارد و برای مدارک ضمانتی هم مسیر «در انتظار ضبط، موجود در دفتر یا در راه دفتر، موجود در شرکت یا در راه شرکت» را ثبت می‌کند. این‌طوری هر برگه یک صاحب و یک وضعیت مشخص دارد.
یادآوری تمدید و پیامک به بیمهگذار
سامانهٔ شرکت معمولاً به بیمهگذار شما یادآوری شخصی نمی‌فرستد که «بیمه‌نامهٔ شما هفتهٔ بعد تمام میشود و دفتر ما آمادهٔ تمدید است». این ارتباط کار دفتر است. در چتر بیمه قانون پیامک تمدید چند روز پیش از انقضا برای رشته‌هایی که انتخاب کرده‌اید پیامک می‌فرستد و فهرست یادآوری تمدید، بیمه‌نامه‌های نزدیک به پایان را که هنوز پیگیری نشده‌اند نشان میدهد.
دفتری که با چند شرکت بیمه کار می‌کند؛ یک پروندهٔ واحد برای هر بیمهگذار
پیچیدگی اصلی از جایی شروع میشود که دفتر با بیش از یک شرکت کار کند؛ مثلاً دفتری که بیمه‌گذارانی از نمایندگی قبلی در شرکت دیگری دارد، یا مجموعه‌ای که با بیش از یک بیمه‌گر سروکار دارد. در این حالت سابقهٔ یک بیمهگذار در چند سامانهٔ جدا پخش است و هیچ‌کدام تصویر کامل نمی‌دهند.
راه‌حل، یک پروندهٔ واحد در نرمافزار دفتر است. در چتر بیمه هر بیمهگذار، حقیقی، حقوقی یا اتباع، یک پرونده دارد که همهٔ بیمهنامهها، اقساط، پرداختها و پیگیریهایش را کنار هم نشان میدهد. شناسایی با کد ملی یا شناسه، یا با کد سیستم بیمه‌گری انجام میشود؛ یعنی همان شناسه‌ای که آن شخص در نرمافزار شرکت بیمه دارد. اگر یک نفر دو بار ثبت شده باشد، بخش ادغام تکراری‌ها پرونده‌ها را یکی می‌کند. معرفی کامل‌تر در صفحهٔ مدیریت بیمهگذاران آمده است.
ورود خروجی اکسل شرکت بیمه به نرمافزار دفتر (فقط فایل، بدون اتصال زنده)
بیشترین وقت دفتر در ثبت دوبارهٔ بیمه‌نامه‌هایی می‌رود که در سامانهٔ شرکت صادر شده‌اند. چتر بیمه برای این کار ورود از فایل دارد، نه اتصال زنده به سامانهٔ شرکت. یعنی شما خروجی اکسل را از سامانهٔ شرکت می‌گیرید و در نرمافزار دفتر بارگذاری می‌کنید:
- خانوادهٔ فنآوران: شرکت‌هایی که خروجی اکسلشان یک مدل دارد، از جمله آسیا، البرز، پارسیان، سامان، سینا، رازی، تعاون، نوین، ما، دی، معلم، میهن، کوثر، کارآفرین، سرمد، امید، حافظ، آرمان، تجارت‌نو و کاریزما. فایل خوانده میشود و ستون‌هایش تا جای ممکن به فرم صدور نگاشت میشود؛ هر فایل تا ۵۰۰ ردیف.
- بیمه ایران: گزارش ثبت بیمه ایران خوانده میشود و ردیف نقد از ردیف‌های قسط جدا می‌ماند.
- بقیهٔ شرکتها: برای شرکت‌هایی که در فهرست بالا نیستند، فایل نمونهٔ خود نرمافزار هست. ستون‌ها را از گزارش شرکت در همین قالب می‌گذارید و هر ردیف یک بیمه‌نامه با اقساطش ثبت میشود.
در همهٔ حالت‌ها اول پیشنمایش می‌بینید و بعد از تأیید، ثبت انجام میشود. جزئیات قالب‌ها و فهرست شرکتها را در مقالهٔ ورود بیمهنامهها با فایل اکسل شرکت بیمه و صفحهٔ ورود اطلاعات از اکسل بخوانید.
چتر بیمه پرتال شرکت بیمه نیست؛ پس چه کاری می‌کند؟
صریح بگوییم: چتر بیمه نه پرتال نمایندگان بیمه ملت است، نه ترنج پاسارگاد و نه اتوماسیون هیچ شرکت دیگری. چتر بیمه به سامانهٔ هیچ شرکت بیمهای اتصال مستقیم ندارد و جای صدور رسمی را نمی‌گیرد. چتر بیمه نرمافزار مدیریت داخلی دفتر نمایندگی است و کاری را انجام میدهد که سامانه‌های شرکت برایش ساخته نشده‌اند:
- میز کار روزانه: صبح که پنل را باز می‌کنید، کارت‌های صدور این ماه، اقساط معوق، تمدیدهای بدون پیگیری تا ۷ روز آینده، درخواست‌های مشاورهٔ خوانده‌نشده و تراکنش‌های درگاه را می‌بینید. صفحهٔ میز کار نمایندگی بیمه این کارت‌ها را معرفی کرده است.
- پروندهٔ واحد بیمهگذار برای همهٔ شرکت‌هایی که دفتر با آن‌ها کار می‌کند.
- اقساط، جریمه و وصول با صف پیگیری، پیامک خودکار و لینک پرداخت آنلاین.
- صندوق، چک و مدارک ضمانتی با گردش و وضعیت هر برگه.
- پرتال بیمهگذار: مشتری خود شما با موبایل ثبت‌شده و کد پیامکی وارد میشود، بیمه‌نامه و اقساطش را می‌بیند و آنلاین می‌پردازد. این پرتالِ مشتریِ دفتر است، نه پرتال نمایندگانِ شرکت.
- نقش و دسترسی کارمندان: هر کارمند فقط منو و دکمه‌ای را می‌بیند که نقشش اجازه داده است.
تفاوت مفهومی این دو نوع ابزار را در مقالهٔ پرتال نمایندگان شرکت بیمه و نرمافزار دفتر نمایندگی مفصل‌تر نوشته‌ایم، و اگر می‌خواهید بدانید کدام کارهای تکراری دفتر را میشود منظم کرد، مقالهٔ اتوماسیون اداری دفتر نمایندگی بیمه را ببینید.
یک روال ساده برای کنار هم گذاشتن دو سامانه
- صدور و تمدید را مثل همیشه در سامانهٔ رسمی شرکت انجام دهید.
- در پایان روز یا هفته، خروجی اکسل صدورها را از سامانهٔ شرکت بگیرید.
- فایل را در نرمافزار دفتر وارد کنید و پیشنمایش را پیش از ثبت بررسی کنید.
- اقساط، چکها و مدارک همان بیمهنامهها را در پروندهٔ بیمهگذار کامل کنید.
- پیگیری قسط و تمدید را به صف‌ها و قانون‌های پیامک بسپارید.
چند نکتهٔ کوچک این روال را محکم‌تر می‌کند. اول، برای هر شرکت بیمه یک نفر را مسئول گرفتن خروجی کنید تا فایل‌ها دو بار وارد نشوند. دوم، پیش از ثبت، پیشنمایش را واقعاً بخوانید؛ اگر ستونی خالی یا جابه‌جا آمده، همان‌جا متوجه می‌شوید. سوم، رمز ورود سامانهٔ شرکت را در هیچ فایل یا گروه پیام‌رسانی ننویسید و دسترسی هر کارمند را فقط به همان سامانه‌هایی بدهید که لازم دارد. نرمافزار دفتر به رمز سامانهٔ شرکت نیازی ندارد و آن را هم نمی‌خواهد.
کار روزانهٔ دفتر را یکجا ثبت کنید: شروع ۳۰ روز رایگان
پرسش‌های متداول
پرتال نمایندگان بیمه چیست؟
سامانهٔ رسمی هر شرکت بیمه برای نمایندگان خودش است؛ برای صدور، استعلام و گزارش‌هایی که شرکت تعریف کرده است. نام، نشانی ورود و امکانات آن را خود شرکت تعیین می‌کند و نشانی را باید از سایت رسمی همان شرکت گرفت.
آیا چتر بیمه همان پرتال نمایندگان بیمه ملت یا ترنج پاسارگاد است؟
نه. چتر بیمه نرمافزار داخلی دفتر نمایندگی است و جایگزین پرتال یا سامانهٔ رسمی هیچ شرکت بیمهای نیست. صدور در سامانهٔ شرکت انجام میشود و کار روزانهٔ دفتر، مثل اقساط، صندوق، چک و پیگیری، در چتر بیمه ثبت میشود.
آیا چتر بیمه به سامانهٔ شرکتهای بیمه وصل میشود؟
اتصال مستقیم و زنده ندارد. فایل اکسل خروجی شرکتها وارد میشود: خروجی خانوادهٔ فنآوران و گزارش ثبت بیمه ایران با ورود سریع، و بقیهٔ شرکتها با فایل نمونهٔ خود نرمافزار. پیش از ثبت، پیشنمایش نشان داده میشود.
اگر دفتر با چند شرکت بیمه کار کند، بیمهگذاران را کجا یکجا ببیند؟
در پروندهٔ بیمهگذار در نرمافزار دفتر. هر بیمهگذار یک پرونده دارد که بیمهنامهها، اقساط، پرداختها و پیگیریهایش را کنار هم نشان میدهد و پروندههای تکراری هم قابل ادغاماند.
اقساط و چکهایی که شرکت بیمه پیگیری نمیکند، کجا ثبت شوند؟
در نرمافزار دفتر. در چتر بیمه اقساط در صف اقساط معوق با نتیجهٔ هر تماس پیگیری میشوند و چکها به تفکیک چک نمایندگی، چک شرکت و چک تحویلی به شعبه با وضعیت هر برگه ثبت میشوند.
سامانهٔ شرکت بیمه را برای کار شرکت نگه دارید و کار دفتر را به نرمافزار دفتر بسپارید. اگر می‌خواهید ببینید صبح دفتر با میز کار چه شکلی پیدا می‌کند، امکانات میز کار را ببینید یا همین امروز شروع کنید.
کار روزانهٔ دفتر را یکجا ثبت کنید: شروع ۳۰ روز رایگان
نظرات کاربران
۰ نظر