چتر بیمه، نرم‌افزار مدیریت نمایندگی بیمه در یزد
برای دفترهای نمایندگی یزد که مشتری کارگاهی و خانوادگی دارند؛ صندوق روزانه، چک نمایندگی و چک شرکت، مدارک ضمانتی و کارتابل بازهای برای حسابرسی ماهانه، در یک نرم‌افزار ابری.
چرا نمایندگی در یزد به سامانه ابری نیاز دارد؟
در دفتر نمایندگی بیمه‌ای در یزد، آخر روز معمولاً با یک سؤال تمام میشود: آنچه در صندوق است با آنچه ثبت شده، یکی است؟ نرم افزار نمایندگی بیمه یزد باید به این سؤال بی‌دردسر جواب بدهد: هر دریافت نقد، کارت و چک سر جای خودش، و گزارشی که مدیر بدون آمدن به دفتر ببیند. چتر بیمه نرم‌افزار ابری مدیریت دفتر نمایندگی است؛ ما بیمه نمی‌فروشیم، ابزار حساب‌وکتاب دفتر را می‌سازیم.
صندوق و چک دفترتان را در یک پنل ببینید: شروع ۳۰ روز رایگان
دفتر یزدی با مشتریان کارگاهی و خانوادگی
به گزارش مرکز خدمات سرمایه‌گذاری استان یزد، حدود ۴۵٫۳ درصد کاشی و سرامیک کشور در این استان تولید میشود. همین منبع از سابقهٔ دیرینهٔ تولید کارگاهی، به‌ویژه در نساجی و سرامیک، و معادن سنگ‌آهن چغارت و چادرملو نام می‌برد. طرح پژوهشی اطلس کاشی استان، خوشهٔ کاشی و سرامیک را در شهرستان‌های یزد، صدوق، میبد، اردکان، تفت و مهریز بررسی کرده است.
رئیس اتاق بازرگانی یزد هم در گفت‌وگویی منتشرشده در سایت اتاق استان را در نساجی دوم کشور، دومین استان معدنی و از نظر صنعتی چهارمین استان کشور دانسته و گفته است بخش عمدهٔ صنایع استان در اختیار بخش خصوصی است.
برای دفتر نمایندگی معنایش روشن است: بخشی از بیمهگذاران کارگاه‌ها و شرکت‌های خصوصی‌اند که پرداختشان معمولاً با چک است، و بخش دیگر خانواده‌هایی که قسط را نقد یا کارت‌به‌کارت می‌دهند. دفتری که هر دو مسیر را دارد، اگر حساب‌وکتاب دقیق نداشته باشد، آخر ماه با چک‌هایی روبه‌رو میشود که معلوم نیست در کشوی دفتر است یا در بانک.
صندوق روز در نرم‌افزار نمایندگی بیمه یزد؛ از دریافت تا پیامک گزارش برای مدیر
در چتر بیمه همهٔ دریافتهای روز، نقد، کارت و چک، در «دخل روزانه» جمع میشوند. برای دفتر یزد این یعنی دریافت کارشناس از کارگاه کاشی میبد یا واحد نساجی اردکان هم، وقتی به دفتر برمی‌گردد، در همان دخل ثبت میشود. مسئول صندوق در پایان روز نقد را به کارت یا صندوق منتقل میکند و برداشت و واریز صندوق هم ثبت میشود. با ثبت ورود نقد، پیامک گزارش برای مدیران مشخصشده فرستاده میشود.
دریافت نقدی خانوار یزدی که پشت پیشخوان دفتر می‌پردازد همان لحظه وارد دخل میشود؛ ولی نقد کارگاه میبد یا اردکان معمولاً وقتی به صندوق دفتر یزد می‌رسد که کارشناس برگشته باشد. همان «تحویل نقد کارشناس» باید در دخل همان روز دیده شود؛ وگرنه مدیر نمی‌داند پول هنوز نزد کارشناس است یا وارد صندوق شده است. مدیری که در جلسه یا سفر است، بدون تماس با دفتر از پیامک ورود نقد می‌فهمد صندوق روز چقدر جلو آمده است. معرفی کامل در صفحهٔ صندوق نمایندگی بیمه و مقالهٔ صندوق دریافت و پرداخت دفتر بیمه آمده است.
- دخل روزانه: جمع دریافتهای روز به تفکیک نقد، کارت و چک.
- انتقال نقد: به کارت یا صندوق، با ثبت.
- برداشت و واریز صندوق: برای هزینه‌های جاری دفتر.
- پیامک ورود نقد: برای مدیرانی که در تنظیمات مشخص شده‌اند.
برای ثبت درست هر دریافت و پرداخت، صفحهٔ دریافت و پرداخت نمایندگی بیمه را هم ببینید.
چک در وجه نمایندگی، چک شرکت و چک تحویلی به شعبه؛ گردش تا بانک
کارگاهی که قسط بیمه‌نامه‌اش را با چک می‌پردازد، چک را یا در وجه نمایندگی می‌کشد یا در وجه شرکت بیمه. در چتر بیمه این دو از هم جدا ثبت میشوند و هر چک وضعیت مشخصی دارد: در دفتر، نزد مدیریت یا در بانک. وقتی چک از کشوی دفتر به مدیر و از مدیر به بانک می‌رود، هر جابه‌جایی ثبت میشود.
چکهای تحویلی به شعبه و مدارک ضمانتی هم در همان بخش، با وضعیت جدا، پیگیری میشوند. جزئیات در صفحهٔ مدیریت چک و مدارک است.
یک عادت ساده کمک زیادی میکند: چک را همان لحظهٔ دریافت ثبت کنید، نه آخر روز. شمارهٔ چک، بانک، تاریخ سررسید و قسطی که پوشش میدهد را بنویسید. اگر کارگاهی در اردکان یا تفت چند چک برای چند بیمه‌نامه داده، هر چک را به قسط خودش وصل کنید تا در برگشت احتمالی، معلوم باشد کدام بیمه‌نامه بدهکار شده است.
برای دفتر یزدی که هر ماه چند ده چک از کارگاه‌ها می‌گیرد، این ثبت یعنی وقتی شرکت بیمه می‌پرسد «چک فلان مشتری کجاست؟»، جواب در یک فیلتر است، نه در جست‌وجوی کشو.
اگر چک برگشت خورد
برای کارگاهی که چند قسط را با چند چک داده، برگشت یک چک یعنی قسط همان ماه دوباره بدهی میشود. وضعیت چک را در پنل به‌روز کنید تا قسط در صف پیگیری بیاید و جریمه طبق تنظیمات جریمهٔ دفتر محاسبه شود. اگر چک تحویلی به شعبه برگشت خورده، آن را در تب «عودتشده» ببینید و با مشتری و شرکت بیمه هماهنگ کنید؛ هر توافق تازه را هم در پرونده ثبت کنید تا کارشناس بعدی بداند چه قولی داده شده است.
کارتابل بازهای برای حسابرسی ماهانه
دفترهایی که دقت حساب برایشان مهم است، آخر ماه فقط به جمع کل نگاه نمی‌کنند. در دفتر یزد این کارتابل معمولاً با تسویهٔ ماهانهٔ کارگاه‌های کاشی و نساجی گره می‌خورد؛ کارگاهی که چند بیمه‌نامهٔ آتش‌سوزی و مسئولیت کنار هم دارد، باید دریافتهای همان ماه جدا دیده شود. کارتابل بازهای در چتر بیمه دریافت و پرداخت‌ها را از یک تاریخ تا تاریخ دیگر نشان میدهد و میشود آن را به کارشناس و رشته محدود کرد. کارتابل روزانه و شخصی هم برای کنترل روزمره هست.
گزارش «تجمیع عملکرد بیمهگذاران» دفتر حساب هر بیمه‌گذار را با بدهکار و بستانکار در بازهٔ دلخواه نشان میدهد و خروجی اکسل دارد. اگر حسابدار بیرونی دفتر در یزد کار حسابرسی را انجام میدهد، همین فایل را به او می‌دهید. گزارش‌ها در صفحهٔ گزارش‌های مالی نمایندگی بیمه معرفی شده‌اند.
یک چک‌لیست ماهانه برای دفتر یزدی:
- کارتابل بازهای ماه را بگیرید و جمع نقد، کارت و چک را با دخل‌های روزانه مقایسه کنید.
- چکهای «در دفتر» و «نزد مدیریت» را با برگه‌های فیزیکی تطبیق دهید.
- چکهای تحویلی به شعبه را در تب «تحویلنشده» مرور کنید.
- خروجی اکسل تجمیع عملکرد بیمهگذاران را برای حسابدار بفرستید.
نرم‌افزار حسابداری عمومی یا مخصوص نمایندگی؟
بعضی دفترها با یک نرم‌افزار حسابداری عمومی شروع می‌کنند. حسابداری عمومی دفتر کل، سند و ترازنامه را خوب نگه می‌دارد، اما مفاهیم کار نمایندگی را نمی‌شناسد: قسط با سررسید و جریمه، چک در وجه شرکت بیمه، چک تحویلی به شعبه، الحاقیه و بیمه‌گذار با چند بیمه‌نامه. این محدودیت را دفتر یزد وقتی کارگاه کاشی یا نساجی چند بیمه‌نامه دارد، زود حس میکند.
| نیاز دفتر | حسابداری عمومی | نرم‌افزار مخصوص نمایندگی |
|---|---|---|
| سند، دفتر کل، ترازنامه | بله | تمرکز اصلی نیست |
| قسط با سررسید و جریمه | باید دستی ساخته شود | بخشی از فرم صدور است |
| چک نمایندگی و چک شرکت | بدون تفکیک خاص | نوع و وضعیت جدا |
| صندوق روز و پیامک به مدیر | معمولاً نه | دخل روزانه و پیامک ورود نقد |
| پیامک یادآوری قسط | نه | قاعدهٔ قسط و تمدید |
خیلی از دفترها هر دو را نگه می‌دارند: نرم‌افزار نمایندگی برای کار روزانه و حسابداری عمومی برای دفاتر قانونی. بسیاری از کارگاه‌های خانوادگی یزد، از جمله واحدهای کاشی میبد و نساجی اردکان، خودشان حسابدار بیرونی دارند و دفتر باید در پایان ماه خروجی‌ای قابل تحویل به او بدهد، نه فقط یک جمع کل. چتر بیمه به سامانهٔ مؤدیان وصل نیست. مقایسهٔ کامل در مقالهٔ نرم‌افزار حسابداری نمایندگی بیمه آمده است.
یک روز در دفتر یزد: چک کارگاه میبد تا پیامک صندوق
صبح، چک از کارگاهی در میبد. مسئول مالی یک کارگاه در میبد برای قسط بیمه‌نامهٔ آتش‌سوزی کارگاه، چکی در وجه نمایندگی می‌آورد. کارشناس آن را روی قسط همان بیمه‌نامه ثبت میکند و وضعیت چک «در دفتر» میشود.
ظهر، رسید. خانواده‌ای در یزد قسط بیمه‌نامه را نقد می‌پردازد. کارشناس دریافت را ثبت میکند؛ پرداخت اول بدهی و جریمه را پوشش میدهد و رسید صادر میشود.
عصر، بستن صندوق. مسئول صندوق دخل روزانه را با پول صندوق مقایسه میکند، نقد را به صندوق منتقل میکند و چک کارگاه میبد را به «نزد مدیریت» می‌برد.
پیامک به مدیر. با ثبت ورود نقد، پیامک گزارش برای مدیر می‌رود. مدیر فردا صبح، کارتابل دیروز را باز میکند و چک را برای بانک آماده میکند.
اگر دفترتان در اصفهان هم مشتری دارد، صفحهٔ چتر بیمه در اصفهان را هم ببینید.
پرسش‌های پرتکرار
صندوق دفتر را در پایان روز چطور ببندیم تا مدیر هم گزارش را ببیند؟
دریافتهای روز در دخل روزانه به تفکیک نقد، کارت و چک جمع میشوند. مسئول صندوق نقد را به صندوق یا کارت منتقل میکند و با ثبت ورود نقد، پیامک گزارش برای مدیران مشخصشده فرستاده میشود.
چکی که مشتری بابت قسط میدهد، تا وصول کجا ردگیری میشود؟
در بخش چکها، با نوع (نمایندگی یا شرکت) و وضعیت (در دفتر، نزد مدیریت، بانک). چکهای تحویلی به شعبه تبهای تحویلنشده، تحویلشده و عودتشده دارند.
آیا نرم‌افزار حسابداری عمومی برای دفتر نمایندگی کافی است؟
برای سند و دفتر کل بله، اما قسط و جریمه، چک در وجه شرکت، صندوق روز و یادآوری قسط را نمی‌شناسد. خیلی از دفترها هر دو را کنار هم نگه می‌دارند.
گزارش ماهانهٔ دریافتی هر کارشناس را چطور بگیریم؟
کارتابل بازهای را برای ماه موردنظر به همان کارشناس محدود کنید. برای تحویل به حسابدار، گزارش تجمیع عملکرد بیمهگذاران خروجی اکسل دارد.
صندوق و چک دفترتان را در یک پنل ببینید: شروع ۳۰ روز رایگان