هر دفتر نمایندگی بیمه دو حساب جدا دارد. یکی حساب شما با شرکت بیمه است که در نرمافزار بیمهگر ثبت می‌شود. دیگری همهٔ پولی است که هر روز بین دفتر، بیمهگذاران و کارمندان جابه‌جا می‌شود: قسطی که نقد گرفته شد، کارت‌به‌کارتی که هنوز ثبت نشده، چکی که در کشوی مدیر است و مبلغی که باید به یک مشتری برگردد. نرمافزار بیمهگر این بخش دوم را برای شما نگه نمی‌دارد. وقتی صاحب دفتر دنبال «نرم افزار حسابداری نمایندگی بیمه» می‌گردد، معمولاً همین بخش دوم را می‌خواهد سامان بدهد.
این مقاله سه چیز را توضیح می‌دهد. اول اینکه حساب‌وکتاب روزانهٔ یک دفتر نمایندگی، یعنی صندوق، دریافت و پرداخت، اقساط، چکها و گزارش‌ها، از چه قسمت‌هایی تشکیل شده است. دوم، نرم‌افزاری که برای آن انتخاب می‌کنید باید کدام کارها را پوشش بدهد. سوم، چتر بیمه هر کدام را چطور انجام می‌دهد. منظور ما حساب عملیاتی دفتر است، نه دفتر کل، ترازنامه یا اظهارنامهٔ مالیاتی. جاهایی را هم که کار چتر بیمه نیست صریح گفته‌ایم تا با انتظار درست تصمیم بگیرید.
حساب‌وکتاب دفترتان را ۳۰ روز رایگان در چتر بیمه امتحان کنید
نرم افزار حسابداری نمایندگی بیمه چه کاری باید بکند؟
در یک دفتر نمایندگی، پول در چهار مسیر حرکت میکند و هر مسیر خطای خودش را دارد:
- از بیمه‌گذار به دفتر: پرداخت نقدی، کارتخوان، کارت‌به‌کارت، قسط، چک یا لینک پرداخت.
- داخل دفتر: نقدی که کارشناس گرفته و باید به صندوق برسد، برداشت برای هزینه‌ها و واریز به صندوق.
- از دفتر به بیمه‌گذار: مبلغی که مشتری اضافه پرداخته یا باید به او برگردد.
- از دفتر به شرکت بیمه: تسویهٔ حق بیمه‌ها طبق قرارداد نمایندگی و رویهٔ همان شرکت.
به این چهار مسیر، هزینهٔ پرسنل را هم اضافه کنید: حقوق، اضافه‌کاری، مرخصی و فیش. نرمافزار حسابداری نمایندگی بیمه باید هر پنج مورد را با جزئیات هر بیمه‌نامه و هر بیمه‌گذار ثبت کند، نه فقط جمع یک ستون اکسل را. نرم‌افزارهای حسابداری عمومی برای دفترداری قانونی ساخته شده‌اند و معمولاً قسط بیمه‌نامه، چک شرکت یا مدرک ضمانتی را جدا دنبال نمی‌کنند؛ این کار نرمافزار عملیات مالی دفتر است. اکسل هم تا وقتی یک نفر با آن کار میکند جواب می‌دهد، ولی با چند کارمند و صدها قسط، دیگر معلوم نیست کدام نسخه درست است.
پیش از انتخاب نرمافزار حسابداری دفتر، جواب این سؤال‌ها را از آن بخواهید:
- آیا میتوانم ببینم امروز هر کارمند چقدر و با چه روشی دریافت کرده است؟
- آیا بدهی هر بیمه‌گذار، قسط‌های معوق و جریمه‌اش یکجا دیده می‌شود؟
- آیا معلوم است هر چک و هر مدرک ضمانتی الان کجاست؟
- آیا کارمندی که مجوز ندارد می‌تواند رسید را با تاریخ گذشته ثبت یا مبلغ نقد را حذف کند؟
- آیا برای تطبیق با صورتحساب شرکت بیمه، خروجی اکسل به تفکیک رشته و بازهٔ تاریخ دارم؟
هفت بخشی که نرمافزار حسابداری دفتر بیمه باید داشته باشد
۱. پروندهٔ مالی هر بیمه‌گذار
حساب‌وکتاب درست از پروندهٔ درست شروع می‌شود. در چتر بیمه هر بیمه‌گذار، حقیقی، حقوقی یا اتباع، با کد ملی یا شناسه و کد سیستم بیمه‌گری ثبت می‌شود و در جزئیات پرونده وضعیت پرداخت و میانگین تأخیر او را می‌بینید. اگر یک مشتری دو بار ثبت شده باشد، پرونده‌ها ادغام میشوند تا بدهی‌اش دو تکه نشود. هر بیمه‌گذار یک کیف‌پول هم دارد: مبلغ اضافه را واریز می‌کنید، در صورت نیاز برداشت می‌کنید یا روی قسط بعدی اعمال می‌کنید. جزئیات بیشتر در صفحهٔ مدیریت بیمهگذاران آمده است.
۲. ثبت مالی هر بیمه‌نامهٔ صادرشده
بیمه‌نامه را شرکت بیمه صادر میکند؛ کار نرمافزار دفتر ثبت دقیق جنبهٔ مالی آن است. در فرم ثبت بیمه‌نامه، شماره و مبلغ، تخفیف مدیریتی، هزینهٔ خدمات و نحوهٔ دریافت (نقد، کارتخوان، بدهی یا PcPos) ثبت می‌شود و نقدی یا قسطی بودن، تعداد، مبلغ و تاریخ هر قسط مشخص می‌شود. پیش‌پرداخت و تعداد قسط با قرارداد هر رشته و دسترسی کارمند کنترل می‌شود؛ پس هیچ کارمندی سر میز شرایطی خارج از قاعدهٔ دفتر قول نمی‌دهد. معرف و بازاریاب هر بیمه‌نامه هم ثبت می‌شود.
۳. اقساط، جریمه و دریافت وجه
قسطها یک جنس نیستند. در چتر بیمه نوع هر قسط یکی از این‌هاست: وصول توسط نمایندگی، چک، چک شرکت، اعلامیه بدهکار یا تسهیلات بانکی. وقتی نوع قسط درست ثبت شود، گزارش‌ها هم درست درمی‌آیند.
هنگام دریافت وجه، قسط‌های مربوط را انتخاب می‌کنید و مبلغ با روش نقد یا کارت ثبت می‌شود. مبلغ دریافتی اول بدهی و جریمه را پوشش می‌دهد و بعد سراغ اصل قسط می‌رود. سند دریافت چاپ می‌شود و ارسال پیامک یا لینک پرداخت اختیاری است. دربارهٔ جریمه: هر دفتر مهلت بدون جریمه و درصد ماهانهٔ جریمه را خودش در تنظیمات تعیین میکند و می‌تواند آن را صفر بگذارد. صف اقساط معوق و سررسیدشده بر اساس مبلغ و کارشناس در مدیریت هوشمند اقساط توضیح داده شده است.
۴. صندوق و کارتابل دریافتی روز
اینجا جایی است که پول راحت‌تر از هر جای دیگر گم می‌شود. در چتر بیمه نقدی که کارشناس گرفته به صندوق کارشناس واریز می‌شود، برداشت و واریز صندوق ثبت می‌شود و دفتر صندوق همهٔ گردش را نگه می‌دارد. کارتابل دریافتی سه نما دارد: روز همهٔ کارمندان، روز خودم و بازه‌ای با فیلتر تاریخ، کارشناس و رشته. گزارش صندوق هم می‌تواند با پیامک برای مدیران فرستاده شود. روال کامل یک روز کاری را در مقالهٔ صندوق و دریافت و پرداخت روزانهٔ دفتر نمایندگی نوشته‌ایم و امکاناتش در دریافت و پرداخت‌های روزانه آمده است.
۵. چکها و مدارک ضمانتی
سؤال «آن چک الان کجاست؟» نباید با گشتن کشوها جواب داده شود. در بخش چکها، چک‌های نمایندگی و چک‌های شرکت با وضعیت در دفتر، نزد مدیریت یا در بانک دیده میشوند. ارسال چک به دفتر یا شرکت ثبت می‌شود و طرف مقابل آن را قبول یا رد میکند. مدارک ضمانتی هم همین چرخه را دارند: در انتظار ضبط، مدارک مشتری، موجود یا در راه دفتر و موجود یا در راه شرکت، با تأیید یا رد هر مرحله. صفحهٔ مدارک ضمانتی این چرخه را کامل نشان می‌دهد.
۶. گزارش‌ها و داده برای تسویه با شرکت بیمه
تسویه با شرکت بیمه طبق رویهٔ همان شرکت انجام می‌شود، ولی دفتر باید طرف خودش را دقیق بداند. دو ابزار اصلی این کار کارتابل بازه‌ای با فیلتر رشته و خروجی اکسل از همهٔ ردیف‌های فیلترشدهٔ هر جدول‌اند. نمودار اقساط معوق و عملکرد کلی در بازه، و تبدیل اکسل به فایل وصول گروهی هم کار را کوتاه‌تر می‌کنند. روال ماهانهٔ تطبیق را در مقالهٔ تسویه با بیمهگر و گزارش‌های مالی نمایندگی قدم‌به‌قدم گفته‌ایم. گزارش‌های روزانه و بازه‌ای در کارتابل مالی نمایندگی معرفی شده‌اند.
۷. حقوق و کارنامهٔ پرسنل
هزینهٔ پرسنل بخشی از حساب دفتر است. چتر بیمه برای هر کارمند کارنامهٔ ماهانه دارد: حقوق ماه، ساعات حضور، اضافه‌کاری، مرخصی و ناهار، و عملکرد او در پیگیری تمدید، بازاریابی مجدد، تماس قسط و وصول. اضافات و کسورات ثبت می‌شود، فیش حقوق به‌صورت PDF ساخته می‌شود و اکسل حقوق ماه را می‌گیرید. کارمند هم می‌تواند مرخصی‌اش را خودش ثبت کند.
صندوق، اقساط و چک‌های دفترتان را ۳۰ روز رایگان یکجا ببینید
کنترل دسترسی: حساب‌وکتابی که به حافظهٔ یک نفر وابسته نیست
در دفتری که چند نفر پول می‌گیرند، حساب درست فقط با اعتماد نمی‌ماند؛ قاعده می‌خواهد. در چتر بیمه دسترسی هر کارمند از نقش او می‌آید و دکمه‌ای که مجوزش را ندارد اصلاً به او نشان داده نمی‌شود. نقش‌های آماده‌ای مثل مدیر دفتر، مدیر مالی و حسابداری، کارشناس وصول و پیگیری و کارمند همه‌کاره از روز اول در دسترس‌اند.
چند کار حساس مالی فقط با مجوز استثنای جداگانه ممکن است:
- ثبت رسید یا بیمه‌نامه با تاریخ دلخواه؛
- ثبت رسید به نام کارشناس دیگر؛
- برداشت و واریز صندوق؛
- ویرایش و حذف مبلغ نقد؛
- تغییر تعداد قسط و پیش‌پرداخت نسبت به قرارداد.
ورود دومرحله‌ای پیامکی برای مدیران، تأیید دستگاه تازه با کد پیامکی و ثبت دسترسی‌های ردشده در لاگ امنیتی هم کنار این‌ها هست. نتیجه این است که اگر فردا یک کارمند برود، حساب دفتر با او نمی‌رود.
از اکسل و فایل‌های قبلی شروع کنید، نه از صفر
خیلی از دفترها سال‌ها سابقه در فایل‌های پراکنده دارند. در چتر بیمه بیمهگذاران با فایل نمونه و پیشنمایش قبل از ثبت از اکسل وارد میشوند. قالب اکسل چتر بیمه برای بیمهنامهها تا ۱۲ قسط در هر سطر را می‌پذیرد و مشتری و ردیف مالی بیمه‌نامه، یعنی مبلغ و اقساط، را خودکار می‌سازد. جمع اقساط و شمارهٔ تکراری هم کنترل می‌شود. برای برخی شرکت‌های بیمه هم ورود سریع از اکسل خروجی نرمافزار بیمهگر، تا ۵۰۰ سطر در هر نوبت، با پیشنمایش و تأیید پیش از ثبت فراهم است. فهرست شرکت‌ها را در صفحهٔ شرکت‌های بیمه ببینید.
این ورودی‌ها فایل‌اند، نه اتصال. هدفشان این است که روز اول کار، بدهی و قسط‌های جاری هر بیمه‌گذار از قبل در پنل باشد و کارمندان مجبور نباشند همزمان در دو جا ثبت کنند.
اکسل مشترک یا نرمافزار حسابداری دفتر؟
اکسل ابزار بدی نیست؛ مشکل این است که برای کار چندنفره و پرجزئیات دفتر بیمه ساخته نشده. این مقایسه نشان می‌دهد تفاوت کجا خودش را نشان می‌دهد:
| کار روزانه | اکسل مشترک | چتر بیمه |
|---|---|---|
| دریافت هر کارمند | هر کس در ستون یا برگهٔ خودش می‌نویسد | هر دریافت با روش، تاریخ و نام کارشناس در کارتابل روز ثبت است |
| بدهی بیمه‌گذار | باید ردیف‌ها را دستی جمع زد | وضعیت پرداخت و کیف‌پول در پروندهٔ او، و قسط و جریمه در تب اقساط هر بیمه‌نامه |
| چک و مدرک ضمانتی | جای فعلی‌اش در حافظهٔ یک نفر است | هر جابه‌جایی با قبول یا رد طرف مقابل ثبت می‌شود |
| اصلاح و حذف | هر کس فایل را باز کند می‌تواند عدد را عوض کند | ویرایش و حذف نقد و تاریخ دلخواه فقط با مجوز جدا |
| گزارش ماهانه | چند فایل باید با هم یکی شود | کارتابل بازه‌ای با فیلتر رشته و کارشناس و خروجی اکسل |
چرا معوقات در فایل‌های پراکنده گم میشوند را در مقالهٔ معوقات نمایندگی در اکسل مفصل نوشته‌ایم.
پرداخت آنلاین و پرتال بیمه‌گذار
بخشی از کار دریافت را می‌شود به خود بیمه‌گذار سپرد. چتر بیمه برای هر قسط یک لینک پرداخت HTTPS می‌سازد که با پیامک به دست بیمه‌گذار می‌رسد. پرداخت در یک صفحهٔ عمومی و بی‌نیاز از حساب کاربری انجام می‌شود و دفتر کنار هر لینک می‌بیند که باز شده یا نه. برای مشتری‌هایی که بیشتر سر می‌زنند، پرتال بیمه‌گذار هست: ورود با شمارهٔ موبایل و رمز یک‌بارمصرف، و بعد فهرست بیمهنامهها، قسطها و پرداخت‌ها، به‌علاوهٔ پرداخت یکجای همهٔ بدهی یا شارژ کیف‌پول.
چتر بیمه چه کاری انجام نمی‌دهد
برای تصمیم درست، مرز کار هم باید روشن باشد:
- بیمه‌نامه صادر نمی‌کند. صدور در نرمافزار بیمهگر انجام می‌شود و چتر بیمه اطلاعات بیمه‌نامهٔ صادرشده را ثبت و پیگیری میکند.
- به سیستم شرکت بیمه متصل نیست. داده‌ها با ثبت در پنل یا ورود فایل اکسل وارد میشوند.
- جای حسابدار رسمی و دفاتر قانونی را نمی‌گیرد. چتر بیمه دفتر کل، ترازنامه، صورت سود و زیان و گزارش مالیاتی ندارد؛ حساب عملیاتی دفتر را نگه می‌دارد و خروجی اکسل آن به کار حسابدار می‌آید.
از کجا شروع کنیم؟
ویزارد راه‌اندازی چتر بیمه شما را قدم‌به‌قدم جلو می‌برد: اطلاعات کارت و بانک، متن کارت‌به‌کارت و فوتر رسید، رشته‌ها و قراردادهای شرکت بیمه، روش وصول و متن پیامک تمدید و اقساط. پیشنهاد ما برای ماه اول این است:
- نقش‌ها و مجوزهای استثنا را پیش از ورود اولین کارمند بچینید.
- مهلت بدون جریمه و درصد جریمه را مطابق سیاست دفتر تنظیم کنید، حتی اگر صفر باشد.
- بیمهگذاران و بیمه‌نامه‌های جاری را از اکسل وارد کنید.
- از روز اول هر دریافت را همان لحظه ثبت کنید و نقد را به صندوق کارشناس بزنید.
- آخر هر هفته کارتابل بازه‌ای را با رسیدها و صورتحساب بانک تطبیق دهید.
همهٔ امکانات در صفحهٔ امکانات چتر بیمه کنار هم آمده‌اند.
پرسش‌های متداول دربارهٔ نرم افزار حسابداری نمایندگی بیمه
نرم افزار حسابداری بیمه با نرمافزار بیمهگر چه فرقی دارد؟
نرمافزار بیمهگر برای صدور و حساب نمایندگی با شرکت بیمه است. نرمافزار حسابداری دفتر، رابطهٔ مالی دفتر با بیمهگذاران، صندوق، اقساط، چکها و پرسنل را ثبت میکند؛ بخشی که در نرمافزار بیمهگر نیست.
آیا چتر بیمه به سیستم شرکت بیمه وصل می‌شود؟
نه. اطلاعات با ثبت در پنل یا ورود فایل اکسل، از جمله اکسل خروجی نرمافزار بیمهگر برای شرکت‌های پشتیبانی‌شده، وارد می‌شود. چتر بیمه بیمه‌نامه صادر نمی‌کند.
جریمهٔ دیرکرد قسط در چتر بیمه چطور حساب می‌شود؟
هر دفتر مهلت بدون جریمه و درصد ماهانهٔ جریمه را خودش در تنظیمات تعیین میکند و می‌تواند آن را صفر بگذارد. هنگام دریافت وجه، مبلغ اول بدهی و جریمه را پوشش می‌دهد.
آیا میتوانم اطلاعات قبلی دفتر را وارد کنم؟
بله. بیمهگذاران، بیمهنامهها با تا ۱۲ قسط در هر سطر و قسطها از اکسل وارد میشوند؛ ورود بیمهگذاران و ورود سریع از اکسل شرکت بیمه پیش از ثبت پیشنمایش دارند.
حساب دفتر نمایندگی وقتی منظم است که هر ریال ورودی و خروجی، صاحب، روش، تاریخ و بیمه‌نامهٔ مشخص داشته باشد. این نظم را پیش از شلوغی فصل تمدید بسازید.
نظرات کاربران
۰ نظر