ساعت آخر کار، مدیر دفتر یک سؤال ساده دارد: «امروز چقدر گرفتیم و الان کجاست؟» این سؤال اصلی صندوق دفتر نمایندگی بیمه است. در خیلی از دفترها، جوابش نیم ساعت شمردن اسکناس، ورق زدن رسیدها و پرسیدن از تک‌تک کارمندان است. اگر یکی از کارمندان یک کارت‌به‌کارت را یادداشت نکرده باشد، فردا آن مبلغ بدهی بیمهگذار حساب میشود و یک تماس ناخوشایند در راه است.
در ادامه به سه پرسش دربارهٔ دریافت و پرداخت روزانهٔ دفتر نمایندگی بیمه جواب می‌دهیم. پول در طول روز از چه راه‌هایی وارد دفتر و از آن خارج میشود؟ روالی که هر روز بشود به آن تکیه کرد چه قدم‌هایی دارد؟ و هر قدم در چتر بیمه کجا انجام میشود؟ اگر تصویر کلی حساب‌وکتاب دفتر را می‌خواهید، از راهنمای نرم افزار حسابداری نمایندگی بیمه شروع کنید.
صندوق دفترتان را ۳۰ روز رایگان در چتر بیمه مرتب کنید
چرا صندوق دفتر نمایندگی بیمه با صندوق مغازه فرق دارد؟
در مغازه، هر دریافت به یک فاکتور فروش وصل است و کار تمام میشود. در دفتر بیمه، هر ریالی که می‌گیرید به یک بیمه‌نامه، یک قسط و یک بیمهگذار مشخص تعلق دارد. اگر این ریال به جای درست ننشیند، هم بدهی مشتری غلط میشود و هم حساب دفتر با شرکت بیمه. چند چیز دیگر هم کار را سخت‌تر می‌کند:
- چند کارمند همزمان پول می‌گیرند و هر کدام روش خودش را دارد.
- یک بیمهگذار ممکن است بخشی را نقد بدهد، بخشی را کارت بکشد و بقیه را با لینک پرداخت بفرستد.
- گاهی باید به بیمهگذار پول برگرداند یا مبلغ اضافه را برای قسط بعدی نگه داشت.
- نقد از دست کارمند به صندوق و از صندوق به بانک یا هزینه‌ها می‌رود.
قاعدهٔ اصلی: هر دریافت باید همان لحظه، با روش و قسط مربوطش ثبت شود. هر ثبتی که به آخر روز موکول شود، احتمال فراموش شدن دارد.
پول در طول روز از کجا می‌آید و به کجا می‌رود؟
دریافت از بیمهگذار
هنگام ثبت بیمه‌نامهٔ صادرشده در چتر بیمه، نحوهٔ دریافت آن مشخص میشود: نقد، کارتخوان، بدهی یا PcPos. برای قسط‌ها، در فرم دریافت وجه قسط‌های مورد نظر را انتخاب میکنید و مبلغ را با روش نقد یا کارت ثبت میکنید. اگر دفتر تخفیفی داده، آن هم در همین فرم ثبت میشود. مبلغ دریافتی اول بدهی و جریمه را پوشش می‌دهد؛ مهلت بدون جریمه و درصد آن را هر دفتر خودش تعیین می‌کند و میتواند صفر بگذارد. در پایان، سند دریافت چاپ میشود و فرستادن پیامک به بیمهگذار اختیاری است.
پرداخت به بیمهگذار و کیفپول
وقتی مشتری بیشتر از بدهیاش پرداخته یا باید مبلغی به او برگردد، پرداخت به مشتری ثبت میشود تا در سابقهٔ مالی پرونده بماند. راه دیگر کیفپول بیمهگذار است: مبلغ اضافه را به کیفپول او واریز میکنید و بعداً روی قسط بعدی اعمال میکنید یا در صورت نیاز برداشت میکنید. این‌طوری هیچ مبلغی «روی هوا» نمی‌ماند.
جابه‌جایی داخل دفتر
نقدی که کارشناس از بیمهگذار گرفته، باید به صندوق کارشناس واریز شود. برداشت از صندوق، مثلاً برای هزینه‌های دفتر یا واریز به بانک، و واریز به صندوق هم ثبت می‌شوند و دفتر صندوق کل این گردش را نگه میدارد. برداشت و واریز صندوق مجوز جداگانه دارد؛ پس هر کسی نمی‌تواند از صندوق برداشت ثبت کند.
روال پیشنهادی یک روز کاری در چتر بیمه
۱. صبح: میز کار را باز کنید
خانهٔ پنل یک میز کار قابل چیدمان است. میانبرهای دریافت، پرداخت، صندوق و کارتابل روزانه همان‌جاست و ویجت اقساط معوق، تعداد بدهکار و جمع بدهی را نشان می‌دهد. هر کارمند فقط ویجت‌هایی را میبیند که مجوز صفحه‌شان را دارد.
۲. در طول روز: ثبت لحظه‌ای هر دریافت
هر پولی که می‌گیرید همان لحظه در فرم دریافت وجه ثبت شود، با روش و قسط مربوط. رسید را چاپ کنید؛ فوتر رسید را یک بار در تنظیمات می‌نویسید و روی همهٔ رسیدها می‌آید. برای بیمه‌گذاری که حضوری نیامده، لینک پرداخت بفرستید تا خودش بپردازد.
اگر قسط‌های جاری دفتر هنوز در فایل‌های قدیمی است، پیش از شروع این روال آن‌ها را از اکسل وارد کنید تا دریافت امروز روی قسط درست بنشیند. صف قسط‌های معوق و سررسیدشده را در مدیریت هوشمند اقساط و شرکت‌هایی را که اکسل خروجی‌شان قابل ورود است در صفحهٔ شرکت‌های بیمه ببینید.
۳. نقد را به صندوق برسانید
نقدی که هر کارشناس گرفته، پیش از پایان روز به صندوق کارشناس واریز شود. این قدم ساده، فاصلهٔ بین «پولی که گرفته شده» و «پولی که در صندوق است» را از بین می‌برد.
۴. پایان روز هر کارمند: کارتابل روز خودم
هر کارمند کارتابل دریافتی روز خودش را میبیند و با رسیدها و تراکنش‌های کارتخوانش تطبیق می‌دهد. اگر نکته‌ای هست، مثل مبلغی که بیمهگذار قول داده فردا بیاورد، روی کارتابل شخصی‌اش توضیح می‌نویسد.
۵. پایان روز مدیر: کارتابل روز همه
مدیر کارتابل دریافتی روز همهٔ کارمندان را یکجا میبیند. گزارش صندوق میتواند با پیامک برای مدیران فرستاده شود تا حتی اگر مدیر در دفتر نیست، از جمع روز خبر داشته باشد. معرفی کامل گزارش‌ها در کارتابل مالی نمایندگی آمده است.
۶. آخر هفته و ماه: کارتابل بازه‌ای
کارتابل بازه‌ای را با فیلتر تاریخ، کارشناس و رشته بگیرید و خروجی اکسل آن را با صورتحساب بانک مقایسه کنید. همین خروجی پایهٔ کار تسویه با بیمه‌گر هم هست.
کارتابل روز و صندوق کارشناس را ۳۰ روز رایگان امتحان کنید
لینک پرداخت و صفحهٔ عمومی پرداخت
هر پرداخت آنلاین یعنی یک دریافت نقدی کمتر و یک ثبت دستی کمتر. در چتر بیمه برای قسط‌ها لینک پرداخت HTTPS ساخته و با پیامک فرستاده میشود و بیمهگذار در صفحهٔ عمومی پرداخت، بدون ورود، مبلغ را می‌پردازد. در بخش درگاه، تراکنش‌ها و لینک‌ها با رویداد باز شدن و بازگشت دیده می‌شوند؛ پس می‌دانید بیمهگذار لینک را باز کرده یا نه. بیمهگذار در پرتال خودش هم، که ورود به آن با شمارهٔ موبایل و رمز یک‌بارمصرف است، میتواند کل بدهی را یکجا بپردازد یا کیف‌پولش را شارژ کند.
کنترل‌هایی که صندوق را امن نگه میدارد
خیلی از اختلاف‌های صندوق از اصلاح‌های بی‌ردپا شروع میشود. در چتر بیمه این کارها فقط با مجوز جداگانه انجام می‌شوند:
- ثبت رسید با تاریخ دلخواه، به جای تاریخ همان روز؛
- ثبت رسید به نام کارشناس دیگر؛
- ویرایش و حذف مبلغ نقد؛
- برداشت و واریز صندوق.
نقش آمادهٔ «مدیر مالی و حسابداری» را می‌توانید به کسی بدهید که مسئول صندوق است و بقیه را در نقش‌های محدودتر نگه دارید. همچنین ورودهای پرسنل برای کارنامه ثبت میشود و دسترسی‌های ردشده در لاگ امنیتی می‌ماند.
تقسیم کار صندوق: چه کسی چه چیزی را ثبت کند؟
نرم‌افزار وقتی نظم می‌آورد که روشن باشد هر کار با کیست. چتر بیمه نقش‌های آماده دارد و مجوزهای استثنا را جداگانه به افراد مشخص می‌دهید. پیشنهاد ما برای یک دفتر چندنفره این است:
| نقش | کار روزانه در صندوق |
|---|---|
| کارشناس وصول و پیگیری | ثبت هر دریافت با روش و قسط، ارسال لینک پرداخت، واریز نقد به صندوق کارشناس، بررسی کارتابل روز خودش |
| مدیر مالی و حسابداری | ثبت برداشت و واریز صندوق، بررسی دفتر صندوق، پرداخت به بیمهگذار و گرفتن کارتابل بازه‌ای |
| مدیر دفتر | دیدن کارتابل روز همه، دریافت گزارش پیامکی صندوق و دادن مجوزهای استثنا فقط به افراد مشخص |
در دفتر کوچک‌تر، نقش «کارمند همه‌کاره» هم وجود دارد. حتی در این حالت، مجوز حذف نقد و تاریخ دلخواه را فقط نزد مدیر نگه دارید؛ این دو مجوز بیشترین اثر را روی اعتمادپذیری صندوق دارند.
نشانه‌هایی که صندوق دفترتان نظم ندارد
- آخر روز جمع نقد با جمع رسیدها نمی‌خواند و کسی نمی‌داند چرا.
- بیمهگذار می‌گوید پرداخت کرده، ولی در پرونده‌اش بدهکار است.
- برای جواب دادن به «فلانی دیروز چقدر گرفت؟» باید از خودش بپرسید.
- مبلغ اضافهٔ مشتری‌ها در یک دفترچه یادداشت شده، نه در پروندهٔ خودشان.
- گزارش ماهانه یعنی چند فایل اکسل که باید دستی یکی شوند.
اگر دو مورد از این‌ها برایتان آشناست، مشکل از آدم‌ها نیست؛ روال ثبت تعریف نشده است. امکانات این بخش در صفحهٔ دریافت و پرداخت‌های روزانه و بقیهٔ امکانات در امکانات چتر بیمه آمده است.
پرسش‌های متداول دربارهٔ صندوق دفتر نمایندگی بیمه
صندوق کارشناس در چتر بیمه چیست؟
نقدی که هر کارشناس از بیمهگذار میگیرد به صندوق او واریز میشود. برداشت و واریز صندوق جدا ثبت میشود و دفتر صندوق همهٔ گردش را نگه میدارد.
مدیر چطور جمع دریافت روز را بدون حضور در دفتر بداند؟
کارتابل دریافتی روز همهٔ کارمندان را در پنل میبیند و گزارش صندوق میتواند با پیامک برای مدیران فرستاده شود.
اگر بیمهگذار بیشتر از بدهیاش پرداخت کند چه کنیم؟
یا پرداخت به مشتری را ثبت میکنید، یا مبلغ اضافه را به کیفپول او میریزید تا روی قسط بعدی اعمال شود.
آیا کارمند میتواند رسید را با تاریخ گذشته ثبت کند؟
فقط اگر مجوز «تاریخ دلخواه» را داشته باشد. ثبت رسید به نام کارشناس دیگر و ویرایش یا حذف نقد هم مجوز جداگانه دارند.
صندوقی که هر روز بسته میشود، آخر ماه غافلگیرتان نمی‌کند. روال ثبت لحظه‌ای و بستن روزانه را از همین هفته شروع کنید.
شروع ۳۰ روز رایگان چتر بیمه | راهنمای نرم افزار حسابداری نمایندگی
نظرات کاربران
۰ نظر