بیمه‌گذاری قسط این ماه را کارت‌به‌کارت می‌فرستد و رقم را بالاتر گرد می‌کند. دیگری برای اینکه ماه بعد دوباره به دفتر نیاید، کمی بیشتر از قسطش می‌دهد. پول رسیده است، ولی مبلغ اضافه کجا ثبت می‌شود؟ اگر جواب «روی یک برگه کنار صندوق» باشد، ماه بعد کسی یادش نمی‌آید. موضوع این مقاله ماندهٔ پرداخت اضافهٔ بیمه‌گذار در کار روزانهٔ دفتر است: از لحظه‌ای که پول به پیشخوان می‌رسد تا وقتی روی قسط بعدی می‌نشیند.
معرفی خود امکان در صفحهٔ کیف‌پول بیمه‌گذار آمده است. این نوشته همان امکان را از پشت پیشخوان می‌بیند: چه کسی، چه وقت و کجا باید چه چیزی را ثبت کند.
مبلغ اضافه در دفتر از کجا پیش می‌آید؟
در دفتر بیمه هر ریالی که می‌رسد مال یک بیمه‌نامه، یک قسط و یک بیمه‌گذار مشخص است. ولی پرداخت‌ها همیشه با رقم قسط جور نیستند. یک نفر بخشی را نقد می‌دهد، بخشی را کارت می‌کشد و بقیه را با لینک پرداخت می‌فرستد. کس دیگری پیش از موعد مبلغی واریز می‌کند تا خیالش از قسط بعدی راحت باشد. گاهی هم دفتر باید پولی را به بیمه‌گذار برگرداند.
دردسر از خود مبلغ اضافه شروع نمی‌شود؛ از جایی شروع می‌شود که این مبلغ در هیچ پرونده‌ای ننشیند. نشانهٔ آشنایش این است که اضافه‌پرداخت مشتری‌ها در دفترچهٔ صندوق نوشته شده و در پروندهٔ خودشان خبری از آن نیست. ماه بعد همان بیمه‌گذار زنگ می‌زند، می‌گوید «من که اضافه داده بودم» و کسی جواب روشنی ندارد.
همان لحظه ثبت کنید، نه ساعت آخر کار
قاعدهٔ اصلی صندوق دفتر ساده است: هر دریافت همان لحظه، با روش و قسط مربوطش ثبت شود. ثبتی که به آخر روز بماند، احتمال فراموش شدن دارد. در فرم دریافت وجه، قسط‌های مورد نظر انتخاب می‌شوند و مبلغ با روش پرداخت ثبت می‌شود. روش دریافت هم ثبت می‌شود؛ از جمله کارت‌به‌کارت، کارت‌خوان دفتر، فیش، دریافت الکترونیکی و پرداخت نقدی.
اگر رقمی که رسیده از قسط‌های انتخاب‌شده بیشتر است، همان موقع که فرم باز است تکلیف مبلغ اضافه را روشن کنید. کارمندی که می‌گوید «بعداً درستش می‌کنم» معمولاً آخر روز دیگر یادش نیست کدام مشتری چقدر اضافه داده بود.
دو راه برای مبلغ اضافه: برگرداندن پول و نگه داشتن در کیف‌پول
راه اول، پرداخت به بیمه‌گذار. وقتی مشتری بیشتر از بدهی‌اش پرداخته یا باید مبلغی به او برگردد، پرداخت به مشتری ثبت می‌شود تا در سابقهٔ مالی همان پرونده بماند. تاریخ و روش این پرداخت هم ثبت می‌شود و بعدها قابل پیگیری است.
راه دوم، کیف‌پول بیمه‌گذار. مبلغ اضافه به کیف‌پول او واریز می‌شود و بعد روی قسط بعدی اعمال می‌شود؛ اگر لازم شد، از آن برداشت می‌شود. این موجودی جدا از پرونده نیست. همان رقمی است که بیمه‌گذار در پرتال خودش به‌عنوان کیف‌پول می‌بیند. وقتی او تماس می‌گیرد، کارشناس هم بدهی را می‌بیند و هم اعتباری را که از قبل در پرونده دارد.
کدام راه؟ اگر مشتری پولش را پس می‌خواهد، پرداخت به بیمه‌گذار را ثبت کنید. اگر قسط دیگری پیش رو دارد و موافق است مبلغ برای همان بماند، کیف‌پول راه کوتاه‌تری است. مهم این است که تصمیم با خود مشتری گرفته شود و همان لحظه در پرونده بنشیند.
وقتی نوبت قسط بعدی می‌رسد
کارمند دفتر در پنل موجودی کیف‌پول را روی قسط اعمال می‌کند. کسی که پیگیری قسط‌ها با اوست، پیش از تماس اعتبار موجود را در پرونده می‌بیند و لازم نیست برای مبلغی که از قبل رسیده با مشتری تماس بگیرد. همین یک نگاه، جلوی تماس‌های بی‌مورد را می‌گیرد.
بعضی بیمه‌گذاران ترجیح می‌دهند خودشان از قبل اعتبار بگذارند. آن‌ها از خانهٔ پرتال کیف‌پول را شارژ می‌کنند و پرداخت روی درگاه پرداخت آنلاین دفتر انجام می‌شود. ورود به پرتال با شمارهٔ موبایل و رمز یک‌بارمصرف است؛ بخش‌های دیگرش را در صفحهٔ پرتال بیمه‌گذار ببینید.
آخر روز: صندوق و پرونده یک حرف بزنند
پایان روز، هر کارمند کارتابل دریافتی روز خودش را می‌بیند و آن را با رسیدها و تراکنش‌های کارتخوانش تطبیق می‌دهد. نقدی که هر کارشناس گرفته، پیش از بستن روز به صندوق کارشناس واریز می‌شود. مدیر هم کارتابل دریافتی روز همهٔ کارمندان را یکجا می‌بیند. اگر مبلغی امروز به کیف‌پول رفته، در پروندهٔ همان بیمه‌گذار پیداست و در یادداشت جدا گم نمی‌شود. روال کامل این ساعت پایانی در مقالهٔ صندوق و دریافت و پرداخت روزانهٔ دفتر آمده است.
لینک پرداخت و کیف‌پول را با هم اشتباه نگیرید
لینک پرداخت برای یک قسط مشخص ساخته می‌شود و صفحهٔ عمومی پرداختش بدون ورود باز می‌شود. کیف‌پول برای اعتباری است که در پرونده می‌ماند تا بعد روی قسط بنشیند. اگر بیمه‌گذار فقط می‌خواهد قسط امروز را بپردازد، لینک کافی است؛ شرحش در مقالهٔ لینک پرداخت قسط بیمه آمده است. پیوند این مانده‌ها با سابقهٔ تماس و پیگیری هر مشتری را هم در مقالهٔ CRM در دفتر نمایندگی بخوانید.
پرسش‌های متداول
پول اضافه همین حالا رسیده؛ پشت پیشخوان چه کنیم؟
همان لحظه دریافت را با روش و قسط مربوط ثبت کنید و با خود مشتری روشن کنید مبلغ اضافه به او برگردد یا برای قسط بعدی بماند.
مبلغ اضافه را کجا نگه داریم که گم نشود؟
در کیف‌پول همان بیمه‌گذار. واریز ثبت می‌شود، بعد روی قسط بعدی اعمال می‌شود و در صورت نیاز برداشت می‌شود.
اگر مشتری پولش را پس بخواهد چه؟
پرداخت به بیمه‌گذار را ثبت کنید. تاریخ و روش پرداخت در سابقهٔ مالی پرونده می‌ماند.
بیمه‌گذار مانده‌اش را از کجا می‌بیند؟
از پرتال خودش. کیف‌پولی که آنجا می‌بیند همان موجودی پرونده در پنل دفتر است.
مبلغ اضافه‌ای که امروز رسیده، مال همان بیمه‌گذار است و جایش در پروندهٔ خود اوست. ثبتش را به آخر روز نسپارید.
نظرات کاربران
۰ نظر