کارمند بیمه‌نامهٔ بدنه را در سامانهٔ شرکت صادر کرده، مشتری خداحافظی کرده و نفر بعدی پشت پیشخوان منتظر است. اگر همین حالا آن صدور در پروندهٔ دفتر ننشیند، چند ماه بعد برای پیگیری قسط، دیدن نحوهٔ دریافت یا پیدا کردن فایل بیمه‌نامه باید به چند جای جدا سر زد. این مقاله دربارهٔ ثبت بیمه‌نامه در دفتر نمایندگی بعد از صدور است؛ روال روزانهٔ پیشخوان، نه معرفی فرم.
یک مرز را از همین ابتدا روشن کنیم. صدور در سامانهٔ خود شرکت بیمه انجام می‌شود. چتر بیمه جای سامانهٔ شرکت را نمی‌گیرد و به آن وصل هم نیست؛ سهم دفتر، نشاندن همان بیمه‌نامه در پرونده از راه فرم پنل است. فهرست کامل فیلدهای این فرم در صفحهٔ ثبت بیمه‌نامه در پنل آمده است.
چرا ثبت صدور را به فردا نسپاریم؟
درست بعد از صدور، همه‌چیز جلوی چشم کارمند است: مشتری چقدر داد، با چه روشی پرداخت و قرار اقساط چه شد. فردا همین جزئیات باید از حافظه بیرون کشیده شود. اگر بیمه‌نامه‌ای بعدها دوباره دستی وارد شود، فرصت اشتباه زیاد است؛ ردیفی از قلم می‌افتد یا با جزئیات دیگری ثبت می‌شود. آن‌وقت پیامک و پیگیری روی اطلاعات ناقص جلو می‌رود.
پنج چیزی که باید همان روز به پرونده برسد
- شماره و مبلغ بیمه‌نامه. اگر دفتر تخفیف مدیریتی داده یا هزینهٔ خدمات گرفته، همان‌جا ثبت می‌شود.
- نحوهٔ دریافت. نقد، کارتخوان، بدهی و PcPos گزینه‌های این فرم‌اند. مبلغ گرفته‌شده از مشتری و ماندهٔ بدهی هم نوشته می‌شود.
- نقدی بودن، قسطی بودن. اگر قسطی است، تعداد قسط‌ها و مبلغ و تاریخ هر کدام را همین‌جا مشخص کنید تا قسط‌ها در پروندهٔ مشتری بنشینند.
- نوع بیمه‌نامه و معرف. با گزینهٔ «تمدید» یا «جدید» روشن می‌شود این بیمه‌نامه از مشتری قدیمی دفتر است یا از مشتری تازه. نام معرف و بازاریاب را هم همین‌جا بنویسید.
- فایل بیمه‌نامه. کارشناس هنگام ثبت فایل را در پنل بارگذاری می‌کند.
با این پنج مورد، در پروندهٔ بیمه‌گذار بیمه‌نامه‌ها، اقساط و سوابق پیگیری کنار هم دیده می‌شوند و کسی که فردا پرونده را باز می‌کند، لازم نیست از همکارش بپرسد.
وقتی مشتری قسط بیشتری می‌خواهد
گاهی مشتری پشت پیشخوان می‌پرسد «نمی‌شود یک قسط بیشتر بگذارید؟». در چتر بیمه قرارداد هر رشته و دسترسی هر کارمند تعیین می‌کند پیش‌پرداخت چقدر باشد و قسط‌ها چندتا. بیرون رفتن از این حد فقط با مجوزی جداگانه شدنی است. اگر بخواهید بیمه‌نامه را با تاریخ روزی دیگر ثبت کنید، آن هم مجوز خودش را لازم دارد.
پس روال روزانه روشن است: کارمند به‌جای دور زدن فرم، درخواست مشتری را به همکاری می‌سپارد که این مجوز را دارد. این‌طوری قرار اقساط همان چیزی می‌ماند که دفتر پذیرفته است.
فایل بیمه‌نامه را یک بار بارگذاری کنید تا مشتری برایش پیام ندهد
وقتی فایل بیمه‌نامه بارگذاری شد، جایش در جزئیات همان بیمه‌نامه است، زیر تب «فایل بیمه‌نامه» و پهلوی تب «پرداخت و اقساط». اگر کارشناس بخواهد، نمایش فایل در پرتال مشتری روشن می‌شود. آن‌وقت بیمه‌گذار فایل را خودش برمی‌دارد و برای گرفتن یک نسخهٔ تازه به دفتر پیام نمی‌دهد. پرتال فقط همان اطلاعاتی را نشان می‌دهد که دفتر در پنل ثبت کرده است؛ پس هرچه ثبت کامل‌تر باشد، تماس کمتری به دفتر می‌رسد.
اگر برای همان بیمه‌گذار فرم پیشنهاد تأییدشده‌ای وجود دارد، همان موقع ثبت، آن فرم را به این بیمه‌نامه پیوند بدهید؛ بعداً زیر تب «امضای فرم پیشنهاد» پیداست.
وقتی صدورها زیاد است
در روزهای شلوغ، ثبت تک‌به‌تک در فرم صدور همچنان ممکن است. فایل اکسل شرکت بیمه را می‌توان وارد پنل کرد. شرح این مسیر در صفحهٔ ورود بیمه‌گذار و بیمه‌نامه از فایل و تجربهٔ دفتر در مقالهٔ ورود فایل شرکت بیمه آمده است. اگر بعد از ورود، فهرست دفتر با فهرست شرکت نخواند، مقالهٔ مغایرت صدور بیمه‌نامه را بخوانید.
آخر روز: صدورهای امروز را یک بار مرور کنید
پیش از بستن دفتر، کارتابل روزانه را باز کنید. آنجا پیداست آن روز چه بیمه‌نامه‌ای ثبت شده، چه مبلغی وارد شده، پرداخت نقد بوده یا قسطی و وجه چطور گرفته شده است. اگر صدوری در سامانهٔ شرکت انجام شده و اینجا نیست، همان روز جایش خالی دیده می‌شود، نه سه ماه بعد که نوبت قسط یا تمدیدش رسیده است.
پرسش‌های متداول
بعد از صدور در سامانهٔ شرکت، باز هم باید در پنل ثبت کنیم؟
بله. چتر بیمه به سامانهٔ شرکت بیمه وصل نیست. بیمه‌نامهٔ صادرشده در فرم پنل دفتر ثبت می‌شود تا اقساط و فایل در پرونده بمانند.
حداقل چه چیزهایی باید همان روز ثبت شود؟
شماره و مبلغ، نحوهٔ دریافت، نقدی بودن یا قسطی بودن با تعداد و مبلغ و تاریخ اقساط، نوع تمدید یا جدید، و فایل بیمه‌نامه.
کارمند می‌تواند تعداد قسط را بیشتر از قرارداد بگذارد؟
فقط با مجوز جداگانه. حد پیش‌پرداخت و تعداد قسط را قرارداد رشته و دسترسی خود کارمند تعیین می‌کند.
مشتری برای نسخهٔ فایل بیمه‌نامه باید به دفتر پیام بدهد؟
کارشناس فایل را در پنل بارگذاری می‌کند و نمایشش را در پرتال فعال می‌کند. بیمه‌گذار فایل را از پرتال خودش برمی‌دارد.
صدور در سامانهٔ شرکت تمام می‌شود، ولی کار دفتر با ثبت کامل در پرونده تمام می‌شود. همان روز ثبتش کنید.
نظرات کاربران
۰ نظر