صبح‌ها در بیشتر دفترهای نمایندگی یک سؤال تکراری هست: امروز از کجا شروع کنیم؟ یکی دفترچهٔ تلفن را ورق می‌زند، یکی فایل اکسل اقساط را باز می‌کند و دیگری منتظر میماند مدیر کاری بسپارد. داشبورد نمایندگی بیمه، یا همان میز کار، کارهای امروز دفتر را به شکل چند کارت جلوی چشم می‌گذارد تا هر کس بداند صبح را با کدام پرونده آغاز کند. در ادامه کارت‌های میز کار چتر بیمه و یک ترتیب ساده برای ساعت‌های آغاز روز را می‌بینید.
میز کار دفترتان را ۳۰ روز رایگان بچینید
میز کار دفتر نمایندگی چیست و چه فرقی با گزارش ماهانه دارد؟
گزارش ماهانه به گذشته نگاه می‌کند؛ میز کار برای امروز است. صفحهٔ آغاز پنل چتر بیمه همین میز کار است: چند کارت که هر کدام یک بخش از کار دفتر را خلاصه می‌کند و با یک کلیک به همان بخش می‌برد. سه ویژگی آن را از یک داشبورد مدیریتی ثابت جدا می‌کند:
- قابل چیدمان است: کارتها روی شبکه‌ای شش‌ستونی می‌نشینند و هر کاربر جایشان را عوض می‌کند. چیدمان در مرورگر همان کاربر میماند و دکمهٔ «بازنشانی چیدمان» آن را به حالت پیشفرض برمی‌گرداند.
- به نقش هر نفر وابسته است: هر کارت فقط برای کسی دیده میشود که به صفحهٔ مربوطش مجوز دارد.
- میانبر دارد: از همین صفحه میشود به کارتابل روزانه، صندوق، دریافت و پرداخت یا فهرست بیمه‌گذاران رفت.
بقیهٔ ابزارهای مدیر دفتر را در صفحهٔ مدیریت پرسنل و گزارشهای مدیریتی نمایندگی بیمه ببینید.
کارت‌های میز کار در یک نگاه
هر کارت یک عدد اصلی، توضیحی کوتاه و نموداری چندروزه دارد:
- بیمه‌نامه‌ها: صدور این ماه در مقایسه با ماه قبل.
- اقساط معوق: تعداد بدهکاران، جمع بدهی و تعداد قسط‌ها.
- یادآوری تمدید: بیمه‌نامه‌های رو به پایان که هنوز توضیح پیگیری ندارند.
- بازاریابی مجدد: بیمه‌های تازه‌ای که برای فروش دوباره علامت خورده‌اند و کسی سراغشان نرفته است.
- درخواست مشاوره: پیام‌های خوانده‌نشدهٔ فرم تماس سایت دفتر.
- بیمه‌گذاران، رتبهبندی پرسنل و اهداف فروش: تعداد مشتری‌ها، امتیاز ماه هر کارشناس و پیشرفت هدف به تفکیک رشته.
- گزارش پیامک: وضعیت ارسال‌های اخیر.
دفترهایی که فروش آنلاین قسطی یا درگاه پرداخت دارند، کارت‌های اقساط فروش آنلاین و تراکنش درگاه را هم می‌بینند.
ترتیب پیشنهادی صبح: اول کارهای بی‌پیگیری، بعد اقساط معوق
چشم از بالای صفحه شروع می‌کند، پس کارتها را به این ترتیب بچینید:
- یادآوری تمدید: هر ردیف مشتری‌ای است که هنوز کسی با او حرف نزده. تماس بگیرید و نتیجه را در ستون پیگیری بنویسید تا ردیف از کارت بیرون برود.
- بازاریابی مجدد: کسی که تازه یک رشته خریده، برای شنیدن پیشنهاد رشتهٔ دیگر آماده‌تر است.
- درخواست مشاوره: وضعیت و توضیح هر درخواست را ثبت کنید تا همکارتان دوباره با همان نفر تماس نگیرد.
- اقساط معوق: صف بدهکاران بر اساس مبلغ مرتب میشود و فقط کارشناس‌های مجاز آن را می‌بینند. از همین صف میشود پیام پیگیری فرستاد یا لینک پرداخت امن را پیامک کرد.
چرا اقساط آخر؟ پیگیری قسط ادامهٔ کار دیروز است، اما تمدید و درخواست تازه اگر امروز جواب نگیرند ممکن است از دست بروند. جزئیات صف را در مدیریت هوشمند اقساط بیمه و راهکارهای کم کردن بدهی را در مقالهٔ کاهش مطالبات معوق بخوانید.
از کارت تا پیامک: کارهایی که خودکار انجام میشوند
همهٔ ردیف‌های تمدید تماس تلفنی نمی‌خواهند. در تنظیمات پیامک میشود قانونی گذاشت که چند روز پیش از پایان بیمه‌نامه، برای رشته‌های انتخابی، پیامک یادآوری بفرستد. تعداد روزها را خود دفتر تعیین می‌کند و ارسال‌ها در ساعت‌های کاری روز انجام میشوند.
کارت «گزارش پیامک» شما را به گزارش کامل می‌برد که ارسال‌ها را به تفکیک منبع نشان می‌دهد: اقساط، تمدید، پیشنهاد بیمه، لینک پرداخت و بقیه. اگر پیامکی نرسیده باشد، همان‌جا میشود متن را اصلاح کرد و دوباره فرستاد.
برای نوشتن متن این پیامک‌ها، مقالهٔ متن پیامک تمدید بیمه‌نامه و صفحهٔ سامانه پیامک هوشمند بیمه را ببینید.
پایان روز: کارت خالی یعنی پیگیری انجام شده
پیش از بستن دفتر یک بار دیگر به میز کار نگاه کنید. اگر کارت یادآوری تمدید به صفر رسیده، یعنی برای همهٔ بیمه‌نامه‌های رو به پایان دست‌کم یک پیگیری ثبت شده است. این صفر به معنی تمدید همهٔ آن‌ها نیست؛ یعنی هیچ مشتری‌ای بی‌جواب نمانده.
برای اینکه این صفر هر روز تکرار شود، نتیجهٔ هر تماس را همان لحظه ثبت کنید و کارت‌های کم‌کاربرد را پایین صفحه ببرید. روال کامل تمدید در ماه‌های شلوغ را در مقالهٔ فصل تمدید و صفحهٔ پیگیری هوشمند تمدید بیمه‌نامه‌ها بخوانید. آموزش‌های یکپارچه‌سازی اطلاعات، اتوماسیون‌سازی فرایندها و ری‌مارکتینگ هم برای آشنا کردن تیم مفیدند.
پرسش‌های متداول دربارهٔ میز کار نمایندگی بیمه
هر کارمند میز کار جداگانه دارد؟
بله. چیدمان در مرورگر همان کاربر ذخیره میشود و کارتها بر اساس مجوز نقش هر نفر نمایش داده میشوند. کارتی که به صفحهاش دسترسی ندارید روی میز کار شما نمیآید.
میز کار را میشود به حالت اول برگرداند؟
بله. با «بازنشانی چیدمان» همهٔ کارتها به جای پیشفرض برمیگردند.
اگر با مرورگر دیگری وارد شوم، چیدمانم میماند؟
چیدمان در همان مرورگری میماند که آن را ساختهاید. در مرورگر تازه، میز کار با چیدمان پیشفرض باز میشود؛ دادهها و مجوزها تغییری نمیکنند.
میز کار جای گزارشهای مدیریتی را میگیرد؟
نه. میز کار خلاصهٔ امروز است. برای یک بازهٔ زمانی، گزارشهای مدیریتی جدا هستند: نمودار اقساط معوق و عملکرد کلی، رتبهبندی پرسنل و گزارش ارسال پیامک.
میز کار وقتی به کار می‌آید که هر صبح از آن شروع کنید و هر عصر با آن تمام کنید. میز کار دفترتان را بچینید و ببینید کدام کارتها امروز خالی میشوند. پشتیبانی شنبه تا پنج‌شنبه، ۹ تا ۱۸.
نظرات کاربران
۰ نظر