آبان که می‌رسد، تلفن دفتر بیشتر زنگ می‌خورد: «بیمه‌ام کی تمام می‌شود؟»، «امسال چقدر باید بدهم؟». در همین شلوغی، هر بیمه‌نامهٔ ثالثی که سررسیدش از چشم بیفتد، یک مشتری آمادهٔ رفتن است. این راهنما یک برنامهٔ ساده و قابل‌اجرا برای یادآوری تمدید بیمه شخص ثالث در نمایندگی می‌دهد؛ از جمع کردن سررسیدها تا پیامک خودکار و پیگیری پرونده‌هایی که هنوز کسی سراغشان نرفته.
برنامهٔ تمدید دفترتان را ۳۰ روز رایگان بچینید
چرا تمدید ثالث نباید به حافظهٔ کارشناس بسته باشد؟
بیمهٔ ثالث اجباری است و برای بیمه‌گذار، فراموش کردن تمدید فقط ریسک تصادف نیست. جریمهٔ دیرکرد از فردای پایان اعتبار روزشمار حساب می‌شود؛ یعنی حق بیمهٔ سالانهٔ بدون تخفیف تقسیم بر ۳۶۵، ضرب در روزهای بی‌بیمه، و سقفش به اندازهٔ حق بیمهٔ یک سال است. این پول هم به جیب دفتر نمی‌رود؛ به حساب صندوق تأمین خسارت‌های بدنی واریز می‌شود.
از طرف دیگر، تخفیف عدم خسارت با عوض کردن شرکت بیمه از بین نمی‌رود. مشتری‌ای که شما یادش نیفتید، با همان سابقهٔ تخفیف می‌تواند از هر نمایندگی یا سامانهٔ فروش آنلاین دیگری تمدید کند. پس در فصل تمدید، رقابت سر قیمت نیست؛ سر این است که چه کسی زودتر و درست‌تر تماس بگیرد.
اگر صبح یک روز شلوغ آبان، جواب این سؤال‌ها را در یک صفحه ندارید، برنامهٔ تمدید دفترتان جای کار دارد:
- کدام بیمه‌نامه‌های ثالث در هفته‌های آینده تمام می‌شوند؟
- با کدام بیمه‌گذار هنوز هیچ تماسی گرفته نشده؟
- نتیجهٔ آخرین تماس با هر مشتری چه بوده؟
- پیامک یادآوری برای چه کسانی رفته و برای چه کسانی نه؟
- کدام کارشناس مسئول پیگیری کدام پرونده است؟
برنامهٔ یادآوری تمدید بیمه شخص ثالث، در چهار گام
گام ۱: همهٔ سررسیدها را یک‌جا جمع کنید
برنامه‌ای که روی دفتر کاغذی یا چند فایل جدا بنا شود، در اولین هفتهٔ شلوغ می‌شکند. اول باید تاریخ پایان همهٔ بیمه‌نامه‌ها در یک پنل باشد. در چتر بیمه لازم نیست بیمه‌نامه‌ها را دوباره تایپ کنید: خروجی اکسل شرکت بیمه را تا ۵۰۰ سطر در هر بار بارگذاری می‌کنید، پیش‌نمایش را می‌بینید و بعد تأیید و ثبت می‌کنید. قالب ثالث جزو قالب‌های آماده است؛ برای نمونه چتر بیمه قالب ورود اکسل بیمه آسیا، بیمه البرز و بیمه سامان را دارد.
گام ۲: از ۴۵ روز مانده، تماس بگیرید و نتیجه را ثبت کنید
فهرست یادآوری تمدید در چتر بیمه، بیمه‌نامه‌هایی را که تا ۴۵ روز آینده تمام می‌شوند کنار هم نشان می‌دهد. کارشناس تمدید از بالای فهرست شروع می‌کند، تماس می‌گیرد و نتیجه را به‌صورت توضیح روی همان پرونده ثبت می‌کند: «قیمت خواست»، «هفتهٔ بعد می‌آید»، «تمدید کرد». فایدهٔ این کار ساده بزرگ است: هر کس فهرست را باز کند، می‌داند هر مشتری کجای مسیر است و دو کارشناس سراغ یک نفر نمی‌روند.
زمان تماس زود هم به نفع بیمه‌گذار است: وقتی بیمه‌نامه پیش از پایان اعتبار تمدید شود، پوشش جدید از فردای انقضای بیمهٔ قبلی شروع می‌شود و هیچ روزی از بیمهٔ فعلی هدر نمی‌رود. این را در همان تماس اول بگویید؛ بهانهٔ «بگذار نزدیک‌تر شود» را از بین می‌برد.
گام ۳: پیامک یادآوری را خودکار کنید
هیچ کارشناسی در فصل شلوغ وقت ندارد صدها پیامک را دستی بفرستد. در تنظیمات پیامک چتر بیمه یک قانون تمدید تعریف می‌کنید: چند روز قبل از انقضا و برای کدام رشته‌ها پیامک برود. به‌طور پیش‌فرض یادآوری ۵ روز و ۱ روز قبل از سررسید فرستاده می‌شود و این زمان‌ها را می‌توانید تغییر دهید. پیش از فعال کردن، متن با اولین بیمه‌نامهٔ واجد شرایط پیش‌نمایش داده می‌شود و تعداد صفحه‌های پیامک شمرده می‌شود؛ پس می‌دانید دقیقاً چه چیزی به دست مشتری می‌رسد.
یک نکتهٔ کوچک: بیمه مرکزی نمایندگان را مکلف کرده جدول حق بیمهٔ ثالث ۱۴۰۵ را در معرض دید متقاضیان بگذارند. در متن پیامک قیمت حدسی ننویسید؛ مشتری را به تماس یا آمدن به دفتر دعوت کنید تا مبلغ دقیق را از روی جدول رسمی بشنود.
گام ۴: پرونده‌های بی‌صاحب را هر روز صبح ببینید
خطرناک‌ترین بیمه‌نامه، آن است که تا انقضایش چند روز مانده و هنوز هیچ‌کس رویش توضیحی ننوشته. ویجت «یادآوری تمدید» روی میز کار دقیقاً همین‌ها را جدا می‌کند: بیمه‌نامه‌هایی که تا ۷ روز آینده تمام می‌شوند و هیچ کامنت پیگیری ندارند. اولین کار صبح کارشناس تمدید، خالی کردن همین ویجت است.
فهرست ۴۵ روزه برای برنامه‌ریزی است، پیامک ۵ و ۱ روزه برای یادآوری، و ویجت ۷ روزه برای نجات پرونده‌هایی که داشتند از دست می‌رفتند. این سه لایه با هم کار می‌کنند تا هیچ مشتری‌ای بی‌تماس نماند.
فهرست ۴۵ روزهٔ تمدید را در پنل آزمایشی ببینید
در فصل تمدید، چتر بیمه دیگر چه کمکی می‌کند؟
تمدید جدا از صدور جدید
در فرم صدور، نوع بیمه‌نامه را «تمدید» یا «جدید» انتخاب می‌کنید تا آخر فصل بدانید چند مشتری قدیمی ماندند و چند مشتری تازه آمدند.
گزارش پیامک‌های تمدید
گزارش ارسال پیامک به تفکیک منبع نشان می‌دهد پیامک‌های تمدید برای چه کسانی رفته و اگر لازم باشد، با متن اصلاح‌شده دوباره ارسال می‌شوند.
امتیاز پیگیری تمدید در کارنامه
در تب عملکردِ کارنامه، امتیاز پیگیری تمدید هر کارشناس جدا ثبت می‌شود و در رتبه‌بندی پرسنل هم کنار صدور و وصول حساب می‌شود.
پیشنهاد رشتهٔ دوم
با قانون «پیشنهاد بیمه»، بعد از صدور ثالث و با فاصله‌ای که خودتان تعیین می‌کنید، پیامک پیشنهاد رشتهٔ دیگری برای همان مشتری می‌رود.
جزئیات کامل فهرست تمدید و ثبت نتیجهٔ تماس در صفحهٔ مدیریت و پیگیری هوشمند تمدید بیمه‌نامه‌ها آمده است.
پرسش‌های متداول دربارهٔ یادآوری تمدید ثالث
یادآوری تمدید بیمه شخص ثالث را از چند روز قبل شروع کنیم؟
فهرست یادآوری تمدید چتر بیمه از ۴۵ روز پیش از انقضا بیمه‌نامه را نشان می‌دهد تا برای تماس وقت کافی داشته باشید. پیامک خودکار هم به‌طور پیش‌فرض ۵ روز و ۱ روز قبل از سررسید می‌رود و قابل تنظیم است.
می‌شود پیامک تمدید را فقط برای بیمه‌نامه‌های ثالث فرستاد؟
بله. در هر قانون تمدید، رشته‌های مشمول را خودتان انتخاب می‌کنید؛ می‌توانید برای ثالث و بدنه قانون‌های جدا با زمان‌بندی متفاوت داشته باشید.
اگر مشتری دیر تمدید کند، تخفیف عدم خسارتش از بین می‌رود؟
دیرکرد، تخفیف عدم خسارت را کم نمی‌کند، اما جریمهٔ روزشمار دارد که سقفش حق بیمهٔ یک سال است. به همین دلیل تماس و پیامک پیش از سررسید، هم برای مشتری و هم برای حفظ او در دفتر شما بهتر است.
بیمه‌نامه‌های ثالث قبلی را چطور وارد فهرست تمدید کنیم؟
با ورود اکسل شرکت بیمه؛ تا ۵۰۰ سطر در هر بار، با پیش‌نمایش و تأیید. بعد از ثبت، بیمه‌نامه‌هایی که سررسیدشان نزدیک است در فهرست یادآوری تمدید دیده می‌شوند.
فصل تمدید هر سال تکرار می‌شود؛ دفتری که امسال برنامه‌اش را بچیند، سال بعد با فهرست کامل‌تر و مشتریان وفادارتر وارد آبان می‌شود.
نظرات کاربران
۰ نظر