وصول گروهی اقساط با چتر بیمه؛ تبدیل اکسل به فایل وصول گروهی شرکت بیمه

یک فایل، همهٔ پرداخت‌های گروهی

وصول گروهی یعنی به‌جای ثبت تک‌تک پرداخت‌ها، چند ردیف را در قالب یک فایل آماده کنید. ابزار تبدیل اکسل در گروه عملیات روزانهٔ پنل است و عنوانش تبدیل اکسل جهت پرداخت است. خروجی آن فایل وصول گروهی است و هر ردیفش این ستون‌ها را دارد:

• کد رشته: رشتهٔ بیمه‌ای که پرداخت به آن مربوط است.
• کد نماینده: کد نمایندگی شما نزد شرکت.
• سال: سال بیمه‌نامه.
• شماره: شمارهٔ بیمه‌نامه.
• مبلغ: مبلغی که برای همان ردیف پرداخت می‌شود.

فیلتر و تنظیمات پیش از ساختن فایل

تبدیل با فیلترها و تنظیمات انجام می‌شود. پیش از ساختن خروجی، در دفتر مشخص کنید این نوبت کدام ردیف‌ها را دربرمی‌گیرد و یک نفر مسئول کنترل فایل باشد.

فایل را همان روزی بسازید که می‌خواهید استفاده کنید تا ردیف‌ها با تصمیم همان نوبت یکی بمانند. اگر در خروجی کد رشته، شماره یا مبلغی با بیمه‌نامه نمی‌خواند، آن ردیف را کنار بگذارید و پیش از استفاده از فایل برطرفش کنید.

وصول گروهی کنار بقیهٔ کار مالی دفتر

فایل وصول گروهی جای ثبت دریافت از بیمه‌گذار را نمی‌گیرد. دریافت پول از مشتری و چاپ سند دریافتی در صفحهٔ دریافت و پرداخت‌های روزانه آمده است.

پیش از استفاده از فایل، یک نفر ردیف‌ها را با تصمیم همان نوبت کنترل کند و نفر دوم چند ردیف را دوباره با بیمه‌نامه بسنجد. فایل هر نوبت را جدا از نوبت‌های قبلی نگه دارید.

برای نگاه به وضعیت مالی دفتر، کارتابل‌های مالی را ببینید. شرح آن‌ها در صفحهٔ کارتابل مالی نمایندگی بیمه و روال تسویه در مقالهٔ تسویه با بیمه‌گر آمده است.

تبدیل اکسل یا ورود از اکسل؟

این دو را با هم اشتباه نگیرید. ورود اطلاعات از اکسل داده را به چتر بیمه می‌آورد: بیمه‌نامه، قسط و بیمه‌گذار. تبدیل اکسل وصول گروهی مسیر عکس را می‌رود و از اطلاعات، فایلی برای پرداخت گروهی می‌سازد. اگر هنوز وصول را در فایل‌های پراکنده دنبال می‌کنید، مقالهٔ وصول در اکسل را هم بخوانید.

چک‌لیست پیش از استفاده از فایل وصول گروهی

• جمع ستون مبلغ را با جمع پرداختی که می‌خواهید انجام دهید مقایسه کنید.
• چند ردیف را تصادفی انتخاب کنید و شماره و سال را با خود بیمه‌نامه تطبیق دهید.
• اگر کد رشته، شماره یا مبلغی با بیمه‌نامه نمی‌خواند، آن ردیف را جدا علامت بگذارید و پیش از استفاده از فایل برطرفش کنید.
• فایل هر نوبت را با تاریخ همان روز نام‌گذاری و نگه‌داری کنید تا بعداً بدانید چه فایلی ساخته شده است.
• دو نوبت جدا را در یک فایل مخلوط نکنید؛ برای هر نوبت فایل جدا بسازید.