پرونده اقساط بیمه در چتر بیمه؛ وضعیت تحویل و تکمیل هر پرونده در یک فهرست
بیمه‌نامهٔ قسطی با صدور تمام نمی‌شود. پشت هر کدام پرونده‌ای هست که باید کامل شود و به دست درست برسد، و اگر کسی نداند کدام پرونده کجاست، روزی که لازمش دارید پیدایش نمی‌کنید. در چتر بیمه پروندهٔ اقساط هر بیمهنامه وضعیت خودش را دارد: تحویلنشده، تکمیلنشده، دارای اشکال یا تکمیلشده، با نام ثبت‌کننده، تحویلدهنده و کسی که تکمیلش را تأیید کرده است.
چهار فهرست، چهار مرحله از کار پرونده
منوی پروندهٔ اقساط در پنل چهار فهرست جدا دارد و یک فهرست پنجم که همه را با هم نشان میدهد:
- تحویلنشده: یعنی پرونده هنوز تحویل نشده است.
- تکمیلنشده: یعنی پرونده هنوز کامل نیست و چیزی از آن کم است.
- دارای اشکال: یعنی در پرونده ایراد یا اشکالی هست.
- تکمیلشده: یعنی کار پرونده تمام و کامل شده است.
- همه پروندهها: یعنی همهٔ پروندهها یکجا، بدون تفکیک وضعیت.
این تفکیک یعنی کارشناس هر روز فقط سراغ فهرستی می‌رود که کار دارد. کسی که مسئول رفع ایرادهاست، فهرست دارای اشکال را باز می‌کند و کاری با پرونده‌های تمام‌شده ندارد.
در هر ردیف پیداست پرونده دست کیست
جدول پروندهها برای هر بیمهنامه کد و نام بیمه‌گذار، نوع بیمه، شمارهٔ بیمهنامه و نوع طرح را نشان میدهد. کنار این‌ها سه ستون مسئولیت هست: ثبت‌کننده، تأییدکنندهٔ تکمیل و تحویلدهنده، به‌همراه تاریخ تحویل.
ثبت تحویل در همان ردیف انجام میشود: تاریخ و نام تحویلدهنده را وارد می‌کنید و دکمهٔ ثبت را می‌زنید. وقتی پرونده کامل شد، دکمهٔ «تکمیل شد» آن را به مرحلهٔ بعد می‌برد. هر کدام از این قدم‌ها نام انجام‌دهنده را کنار پرونده نگه می‌دارد و بعدها برای پاسخ به «این پرونده را کی گرفت؟» لازم نیست از همه بپرسید.
مشخصات بیمه‌گذار هر ردیف در پروندهٔ بیمه‌گذار ثبت است.
برچسب طرح، از روش وصول
ستون نوع طرح خودش را از تنظیمات میگیرد. هر روش وصول در تنظیمات دفتر برچسب پروندهٔ اقساط دارد، پس وقتی بیمهنامه با یک روش وصول صادر شد، پرونده‌اش با همان برچسب در این فهرست میآید. کسی لازم نیست برچسب را دستی روی پرونده بزند.
با فیلتر همین ستون، پرونده‌های یک طرح را جدا ببینید. روش‌های وصول و برچسب آن‌ها در تنظیمات رشته، قرارداد و روش وصول تعریف می‌شوند و بیمهنامه هنگام ثبت و صدور بیمهنامه یکی از آن‌ها را میگیرد.
جست‌وجو، فیلتر و خروجی اکسل
بالای هر ستون جای جست‌وجو یا فیلتر هست: نام بیمه‌گذار، نوع بیمه، شمارهٔ بیمهنامه، ثبت‌کننده، تأییدکننده و تحویلدهنده. جدول‌های پنل فیلتر، مرتب‌سازی، صفحه‌بندی و چیدمان ستونها را برای هر کاربر نگه می‌دارند، پس فردا که فهرست را باز کنید همان نمای دیروز را می‌بینید.
فهرست فیلترشده خروجی اکسل هم دارد. اگر جلسهٔ هفتگی دربارهٔ پرونده‌های دارای اشکال دارید، همان فهرست را بیرون بگیرید و روی میز بگذارید.
چطور از پروندهٔ اقساط در کار روزانه استفاده کنیم
- هر صبح فهرست دارای اشکال را خالی کنید، پیش از آن‌که پروندهٔ تازه به آن اضافه شود.
- تحویل هر پرونده را همان لحظه ثبت کنید، نه آخر هفته، تا تاریخ تحویل با واقعیت یکی بماند.
- برای تأیید تکمیل یک نفر را مسئول کنید تا ستون تأییدکننده معنا داشته باشد.
- فهرست تحویلنشده را کنار گزارش اقساط بگذارید؛ پروندهٔ ناقص معمولاً همان جایی است که پیگیری وصول گیر می‌کند.
- اگر نام یا مشخصات بیمه‌گذار در ردیف ناقص است، اول پروندهٔ بیمه‌گذار را کامل کنید تا در فهرست سردرگم نشوید.
پیگیری خود قسط‌ها، پیام‌ها و پرداخت‌ها در صفحهٔ مدیریت هوشمند اقساط بیمه و مدارک ضمانتی همین بیمه‌نامه‌ها در صفحهٔ مدارک ضمانتی و چک‌ها آمده است.
خلاصهٔ امکانات پروندهٔ اقساط
- فهرستهای تحویلنشده، تکمیلنشده، دارای اشکال، تکمیلشده و همه پروندهها
- ثبت تاریخ تحویل و تحویلدهنده در ردیف هر پرونده
- دکمهٔ «تکمیل شد» و ثبت تأییدکنندهٔ تکمیل
- برچسب نوع طرح که از روش وصول میآید
- جست‌وجو و فیلتر روی ستونها و خروجی اکسل
پرسش‌های متداول دربارهٔ پروندهٔ اقساط
پروندهٔ اقساط در چتر بیمه چه وضعیتهایی دارد؟
هر پرونده در یکی از فهرستهای تحویلنشده، تکمیلنشده، دارای اشکال یا تکمیلشده قرار میگیرد و فهرست «همه پروندهها» هم همه را یکجا نشان میدهد.
از کجا بفهمیم یک پرونده را چه کسی تحویل داده است؟
برای هر پرونده تاریخ تحویل و تحویلدهنده ثبت میشود و در ستونهای همان فهرست دیده میشود.
تکمیل پرونده چطور ثبت میشود؟
با دکمهٔ «تکمیل شد» در ردیف همان پرونده. نام کسی که تکمیل را تأیید کرده در ستون تأییدکنندهٔ تکمیل می‌ماند.
برچسب طرح روی پرونده از کجا میآید؟
از روش وصول بیمهنامه. هر روش وصول برچسب پروندهٔ اقساط خودش را دارد و همین برچسب در ستون نوع طرح نشان داده میشود.
میشود فهرست پروندهها را بیرون گرفت؟
بله. فهرست با هر فیلتری که روی ستونها گذاشتهاید، خروجی اکسل دارد.
هیچ پرونده‌ای بی‌صاحب نماند
چتر بیمه نرم افزار نمایندگی بیمه‌ای است که پروندهٔ اقساط هر بیمهنامه را با وضعیت تحویل و تکمیل، نام تحویلدهنده و تأییدکننده و برچسب طرح روش وصول نگه می‌دارد. حساب دفترتان را بسازید و این مسیر را در کار روزانه ببینید.
این خدمت چه کاری برای نمایندگی انجام میدهد؟
-
وضعیت تحویل و تکمیل هر پرونده
وضعیت تحویل و تکمیل هر پرونده
-
فهرست جدای پرونده‌های دارای اشکال
فهرست جدای پرونده‌های دارای اشکال
-
ثبت تحویلدهنده و تأییدکننده
ثبت تحویلدهنده و تأییدکننده
-
برچسب طرح از روش وصول
برچسب طرح از روش وصول
خدمات مرتبط
مدیریت هوشمند دریافت و پرداخت‌های روزانه نمایندگی بیمه
هر دریافت و پرداخت، یک رکورد مالی مهم است! با چتر بیمه، تراکنش‌های روزانه، دریافتی اقساط و پرداخت‌های مشتریان را ثبت کنید و عملکرد مالی کارکنان را شفاف‌تر ببینید.
رتبه‌بندی کارشناسان؛ امتیاز صدور، وصول و پیگیری کنار هم
برای مرور کار کارشناسان، فقط به تعداد بیمه‌نامه‌ها نگاه نکنید. رتبه‌بندی چتر بیمه امتیاز صدور، وصول و پیگیری را کنار هم نشان میدهد.
ورود اطلاعات بیمه‌گذاران و بیمه‌نامه‌ها از اکسل در چتر بیمه
فایل‌های بیمه‌گذاران و بیمه‌نامه‌ها مسیر ورود جداگانه دارند. قالب درست را انتخاب کنید و اطلاعات را پیش از ثبت بررسی کنید.
سطح دسترسی و امنیت ورود در چتر بیمه؛ هر کارمند فقط کار خودش را می‌بیند
برای هر کارمند دفتر یک نقش تعریف کنید. پنل فقط صفحه‌ها و دکمه‌هایی را نشان میدهد که آن نقش اجازه‌اش را دارد، و پنل امکان ورود دومرحله‌ای هم دارد.