وقتی چک بیمه‌گذار نقد نمی‌شود و برگ به دفتر برمی‌گردد، مسئله فقط یک قسط پرداخت‌نشده نیست. باید معلوم باشد همان برگ الان کجاست، به کدام پرونده وصل است و پیگیری را از کجا باید ادامه داد. موضوع این مقاله، پیگیری چک برگشتی بیمه‌گذار در دفتر نمایندگی است؛ نه روال بانکی یا حقوقی نقدشدن چک.
چتر بیمه در صفحهٔ مدیریت مدارک ضمانتی و چک‌ها ثبت مدرک، دیدن وضعیت چک در دفتر یا بانک، و پیگیری موعد وصول را معرفی کرده است. ثبت دریافت وجه را هم در صفحهٔ دریافت و پرداخت دفتر بیمه می‌بینید. این نوشته همان امکانات را از نگاه پیگیری برگی می‌بیند که به دفتر برگشته است.
چرا ردپای چک در دفتر گم می‌شود؟
برگ چک روی میز می‌ماند، به همکار دیگری سپرده می‌شود یا برای وصول به بانک می‌رود. اگر این جابه‌جایی فقط در حافظه یا کشو ثبت شود، وقتی برگ برمی‌گردد معلوم نیست مال کدام بیمه‌گذار است و آخرین بار دست چه کسی بوده است. چکی که در وجه شرکت بیمه نوشته شده با چکی که در وجه نماینده است، اگر در یک جا جمع شوند، پیدا کردنشان دشوارتر می‌شود. در این حالت پیگیری متوقف می‌ماند، چون نقطهٔ شروع روشنی در پرونده نیست.
اول باید معلوم باشد این چک مال کیست و الان کجاست
در چتر بیمه، مدرک ضمانتی و چک به پروندهٔ بیمه‌گذار و همان بیمه‌نامهٔ قسطی وصل می‌شود. نوع مدرک و کارمندی که آن را گرفته در سیستم می‌ماند. وضعیت چک‌های موجود در نمایندگی دیده می‌شود و چک در وجه شرکت از چک در وجه نماینده قابل تمایز است.
مدیر می‌تواند ببیند هر کارمند چند برگ نزد خود دارد و کدام‌ها هنوز به مدیر نرسیده است. چک‌هایی که برای وصول به بانک رفته‌اند تا وصول شدن در بخشی جدا می‌مانند تا با برگ‌های داخل دفتر قاطی نشوند. برگ‌هایی که موعد سپردن به بانک یا موعد وصولشان رسیده، در همین فضا قابل پیگیری‌اند. در مقالهٔ مدارک ضمانتی هم آمده است که ردپای مدرک باید به پرونده و محل واقعی برگ وصل باشد.
در بخش چک‌ها، وضعیت هر برگ در دفتر، نزد مدیریت یا در بانک دیده می‌شود و فهرست چک‌های شرکت جدا است. اگر برگی به دفتر یا به شرکت فرستاده شود، این ارسال ثبت می‌شود و طرف مقابل می‌تواند آن را بپذیرد یا رد کند. توضیح بیشتر این چرخه در مقالهٔ نرم‌افزار حسابداری نمایندگی بیمه آمده است.
وقتی برگ به دفتر برمی‌گردد، چه چیزی در پرونده بماند؟
بعد از برگشت چک، همان سابقه باید به‌روز شود: برگ نزد چه کسی است، هنوز نزد بانک است یا به دفتر آمده، و پیگیری از کدام پرونده ادامه پیدا می‌کند. اگر بیمه‌گذار قسط را از راه دیگری بپردازد، روش دریافت وجه در عملیات روزانه ثبت می‌شود؛ از جمله کارت‌به‌کارت، کارت‌خوان دفتر، فیش، دریافت الکترونیکی یا پرداخت نقدی. این ثبت کمک می‌کند وضعیت مالی پرونده با محل فیزیکی چک یکی فرض نشود.
پس از تسویهٔ بدهی، بیمه‌گذار ممکن است برای گرفتن مدرک ضمانتی به دفتر بیاید. کارمند از سابقه می‌فهمد مدرک کجاست و در چه وضعیتی است. زمان تحویل مدرک به بیمه‌گذار هم در سیستم می‌ماند تا بازگرداندن آن بدون حدس انجام شود.
پیگیری قسط را با مدرک ضمانتی قاطی نکنید
چکی که بابت یک قسط گرفته شده با مدرکی که برای تضمین تعهد گرفته شده، از نظر هدف و شیوهٔ پیگیری یکی نیستند. راهنمای مدارک ضمانتی همین تمایز را می‌گوید. این مقاله روال بانکی یا حقوقی اقدام روی چک را شرح نمی‌دهد؛ فقط می‌گوید ردپا در دفتر روشن بماند تا کار از روی پرونده ادامه پیدا کند.
پرسش‌های متداول
از کجا بفهمم چک برگشتی مال کدام بیمه‌گذار است؟
از پرونده‌ای که چک و مدرک به بیمه‌گذار و بیمه‌نامهٔ قسطی وصل شده است. نوع مدرک و کارمند گیرنده هم همان‌جا می‌ماند.
اگر چک را برای وصول به بانک داده باشیم چه می‌شود؟
تا وصول شدن، در بخش جداگانهٔ چک‌های سپرده‌شده به بانک می‌ماند و با برگ‌های داخل دفتر قاطی نمی‌شود. موعد سپردن به بانک یا موعد وصول هم در همین فضا قابل پیگیری است.
بعد از تسویه، مدرک را چطور به مشتری برگردانیم؟
محل و وضعیت را در سابقه ببینید و زمان تحویل به بیمه‌گذار را ثبت کنید تا بازگرداندن مدرک بدون حدس انجام شود.
اگر قسط از راه دیگری پرداخت شد، کجا ثبت شود؟
در عملیات روزانه، با ذکر روش دریافت وجه. جزئیات را در صفحهٔ دریافت و پرداخت دفتر بیمه بخوانید.
چکی که نقد نشده از پروندهٔ دفتر کنار گذاشته نشده است. محل برگ را ببینید، سابقه را به‌روز کنید و پیگیری را از روی همان پرونده ادامه دهید.
نظرات کاربران
۰ نظر